«ЭЛКОД»: отвечают специалисты^01.05.2011

В апреле 2011 года работник организации вернулся из командировки и представил в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом счет за гостиницу, оформленный не на бланке строгой отчетности по форме № 3-Г, а на произвольном бланке, распечатанном на компьютере. Вправе ли организация признавать расходы на проживание в гостинице по такому бланку? Если не вправе, то нужно ли включить в доход работника стоимость проживания, начислить НДФЛ и страховые взносы на эту сумму?

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения. При этом расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ).

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Организации при осуществлении наличных денежных расчетов обязаны применять ККТ. Осуществление подобных операций без применения ККТ допускается в случае оказания услуг населению при условии выдачи организацией бланков строгой отчетности (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Если организация, предоставляющая услуги, не использует ККТ, она должна выдать клиенту БСО. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 установлено, что формы БСО, утвержденные до вступления в силу постановления Правительства РФ от 31.03.2005 № 171, могут применяться до 1 декабря 2008 года. После этой даты гостиницы вправе использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, в котором должны содержаться реквизиты, установленные п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ № 359. Утверждения формы такого бланка уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в т.ч. Минфином России, не требуется (письмо Минфина России от 15.12.2008 № 03-01-15/12-376).

Таким образом, документами, подтверждающими расходы работника на оплату услуг гостиницы, сегодня могут быть либо чек ККТ, либо БСО гостиницы, удовлетворяющий требованиям постановления № 359.

Отметим, что если выдаваемый гостиницей документ не содержит всех реквизитов, он не может рассматриваться в качестве БСО и без чека ККТ не может подтверждать произведенные расходы. Бланк может изготавливаться типографским способом либо с использованием автоматизированных систем. При этом, по разъяснению Минфина России, обычный компьютер для формирования БСО использовать нельзя (письмо Минфина России от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43). Поэтому, если гостиница выдаст работнику самостоятельно разработанный БСО, напечатанный на обычном принтере, он не будет являться документальным подтверждением понесенных работником расходов (письмо Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов на наем жилого помещения, эти суммы освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). При отсутствии чека ККТ или БСО налоговые органы могут посчитать, что командировочные расходы на проживание документально не подтверждены, и потребуют доплатить НДФЛ с суммы возмещения таких расходов свыше установленных норм (письма Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51, от 31.10.2008 № 03-04-06-01/327, УФНС России по г. Москве от 01.11.2007 № 28-11/105193@).

Однако подтвердить произведенную оплату услуг гостиниц можно и иными документами, ведь Налоговым кодексом РФ не предусмотрен их конкретный перечень. Например, таким документом может быть корешок к приходному кассовому ордеру (постановления ФАС Московского округа от 28.01.2010 № КА-А40/15468-09, от 05.05.2008 № КА-А40/3517-08, ФАС Западно-Сибирского округа от 13.04.2009 № Ф04-1948/2009(4045-А75-49), Ф04-1948/2009(4043-А75-49), ФАС Северо-Кавказского округа от 29.07.2008 № Ф08-4212/2008). При этом ФАС Московского округа в постановлении от 28.01.2010 № КА-А40/15468-09 указал, что, даже если оплата проживания подтверждена квитанцией по форме № 3-Г, которая утратила силу с 1 декабря 2008 года, у работников также не возникает налогооблагаемого дохода.

Расходы на командировки работников, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, не облагаются страховыми взносами. Среди таких затрат — фактически понесенные и документально подтвержденные расходы на наем жилья. Если сотрудник не может представить соответствующие документы, то затраты на аренду жилого помещения освобождаются от обложения взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Минздравсоцразвития России в письме от 11.11.2010 № 3416-19 указывает, что нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, установлены в настоящее время только для организаций, финансируемых из бюджета. Для иных организаций нормы возмещения расходов на наем жилого помещения при непредставлении подтверждающих документов не определены. Поэтому коммерческие организации не облагают страховыми взносами только фактические расходы на наем жилья для работника при командировке. Следовательно, если такие расходы не подтверждены, коммерческим организациям следует начислять страховые взносы на всю сумму возмещения.

Но с этим можно поспорить. Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить командированному сотруднику расходы, в частности на наем жилого помещения. Размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). Следовательно, организации, финансируемые не из бюджета, возмещают расходы на наем жилья в пределах норм, установленных коллективным договором или локальным актом.

Таким образом, если командированный работник документально не подтвердил расходы на наем жилого помещения, то коммерческая организация вправе не начислять взносы на суммы возмещения таких расходов в пределах норм, установленных коллективным договором или локальным актом. Однако в подобном случае возможны претензии со стороны контролирующих органов. Организация может доказывать свою точку зрения, ссылаясь на письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19.