Отдел кадров может использовать как печать организации, так и иметь собственную: «отдел кадров». Использование печати «отдел кадров» на кадровых документах, по мнению Роструда, никак не ущемляет права работников (Письмо Роструда от 22.11.2012 N 1450-6-1).
Проставление печати на определенных документах может быть предусмотрено (подзаконным) нормативным актом. В частности, печать организации-работодателя (печать кадровой службы) ставится:
- на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки - при заполнении ее впервые (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек);
- на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки - при указании ссылок на документы, на основании которых изменяется информация о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек);
- на вкладыше в трудовую книжку;
- при заверении записей, внесенных в трудовую книжку увольняемого работника (абз. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
- при заверении приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- при заверении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
В названных случаях печать ставится в трудовых книжках только при наличии печати у работодателя (в его кадровой службе) (абз. 2 Разъяснения к Правилам ведения и хранения трудовых книжек).
Роструд в Письмах от 20.01.2014 N ПГ/13282-6-1 и от 22.11.2012 N 1450-6-1 подтверждает, что заверить запись об увольнении можно не только печатью работодателя, но и печатью кадровой службы, а также любой другой печатью, содержащей сведения о наименовании и месте нахождения работодателя.
Проставление печати на определенных документах может быть предусмотрено учетной политикой или локальным нормативным актом. Например, при желании можно ставить печать «отдел кадров»:
- на трудовом договоре (ст. ст. 57, 61 ТК РФ);
- на приказах руководителя;
- на гражданско-правовом договоре, указав в договоре, что он и изменения к нему скрепляются печатью (п. 1 ст. 160 ГК РФ);
- на копиях кадровых документов и т.п.