Работодатели, привлекающие иностранных граждан, обязаны уведомлять территориальный орган МВД о заключении (расторжении) с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера. Это необходимо сделать не позднее трех рабочих дней с даты заключения (расторжения) договора с иностранным работником.
Документом, подтверждающим исполнение этой обязанности, является справка установленной формы.
Представитель Минтруда разъясняет, что законодательством напрямую не установлен срок хранения справок, подтверждающих прием уведомлений о приеме на работу иностранных граждан. При этом важно учесть следующее.
- Данные справки помогут работодателю подтвердить факт уведомления территориального органа МВД о заключении или расторжении трудового договора или ГПД с иностранным работником при возникновении споров. Отметим, что штраф за неуведомление установлен ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ и для юрлиц составляет от 400 тыс. до 800 тыс. руб. При этом привлечь к административной ответственности по этому основанию можно только в течение одного года с момента совершения нарушения.
- Срок хранения документов (информации, справок, сведений, списков, отчетов) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников составляет 5 лет. Это установлено ст. 561 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлена ст. 13.20 КоАП РФ в виде предупреждения или административного штрафа на виновное должностное лицо в размере от 300 до 500 руб.
- Данные справки могут быть запрошены сотрудниками полиции в рамках надзора за трудовой деятельностью иностранных работников.
Таким образом, эксперт Минтруда рекомендует хранить рассматриваемые справки в течение 5 лет.
Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс