Бухгалтер компании ошибочно дважды уплатила НДФЛ за ноябрь 2018.  1) Нужно ли отражать излишне уплаченную сумму НДФЛ в отчете 6-НДФЛ за 4 кв.2018? 2) Если нужно, как правильно отразить излишне уплаченную сумму НДФЛ  в отчете 6-НДФЛ за 4 кв. 2018? 3) Можно ли излишне уплаченную сумму НДФЛ зачесть в счет платиежей 2019 г? Если можно, как правильно это сделать?

 Обратиться за возвратом переплаты в инспекцию можно в следующих случаях:

• вы удержали у физлица лишний налог, перечислили его в бюджет и вам не хватает средств, чтобы самостоятельно произвести возврат. Эта переплата и последующий возврат налога отражается в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ;
• вы правильно удержали налог, но уплатили в бюджет больше, чем удержали. Такая переплата в отчетности по НДФЛ не отражается.

 Если переплата образовалась из-за того, что вы уплатили в бюджет сумму НДФЛ большую, чем удержали у физлиц, ее можно зачесть в счет недоимки или будущих платежей по другим федеральным налогам:

1. задолженности по пеням по федеральным налогам, а также налоговым штрафам.

 Зачесть излишне уплаченную сумму НДФЛ в счет будущих платежей по НДФЛ нельзя. Это объясняется тем, что уплата НДФЛ должна происходить за счет средств физлиц, а не за счет ваших средств как налоговых агентов (п. п. 1, 14 ст. 78, п. 9 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС России от 06.02.2017 N ГД-4-8/2085@).
 Заявление о зачете переплаты по НДФЛ заполняется по утвержденной форме. Вместе с заявлением представьте выписку из регистра налогового учета и соответствующие платежные поручения, которые подтвердят наличие переплаты (Письмо ФНС России от 06.02.2017 N ГД-4-8/2085@).
Подать заявление о зачете вы можете (п. п. 4, 5 ст. 78 НК РФ) в бумажном виде: лично (через представителя) в налоговый орган или по почте.

2. по телекоммуникационным каналам связи в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью;
3. через личный кабинет налогоплательщика.

 Срок подачи заявления о зачете в налоговый орган - три года со дня уплаты налога в излишнем размере (п. 7 ст. 78 НК РФ).
Если переплата возникла из-за того, что вы удержали НДФЛ у физлица больше, чем нужно, эту сумму нужно вернуть физлицу в специальном порядке.
 Как вернуть излишне удержанный НДФЛ налогоплательщику
Вы как налоговый агент должны сообщить физическому лицу о том, что с его доходов был излишне удержан НДФЛ, в течение 10 рабочих дней после обнаружения (п. 6 ст. 6.1, п. 1 ст. 231 НК РФ). Сообщение можно составить в произвольной форме, каких-то специальных требований на этот счет не установлено. Укажите в нем период излишнего удержания налога, размер НДФЛ к возврату и попросите предоставить банковские реквизиты для перечисления суммы налога. Направить это сообщение вы вправе любым способом, в бумажной или электронной форме. Но лучше предварительно согласовать это с физическим лицом (Письмо Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112 (п. 1)).
 Для возврата излишне удержанного НДФЛ вам нужно получить соответствующее заявление от налогоплательщика. Утвержденной формы для такого заявления нет. Вы можете принять заявление от физлица, составленное им в свободной форме, либо предложить заполнить по вашему образцу.
 Налоговый агент должен вернуть физлицу излишне удержанный налог в течение трех месяцев после получения заявления на возврат.
Если вы нарушите этот срок, то налог нужно будет вернуть с процентами. Они начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования Банка России, которая действовала в эти дни (п. 1 ст. 231 НК РФ). При этом сумма процентов вам компенсирована не будет.
 В каком порядке и за счет каких средств нужно вернуть сумму излишне удержанного НДФЛ
Вы должны вернуть физлицу сумму излишне удержанного НДФЛ в безналичной форме. Перечислите деньги на его счет в банке по реквизитам, которые указаны в заявлении на возврат (п. 1 ст. 231 НК РФ).
 Вернуть НДФЛ можно только тому физлицу, из доходов которого было излишнее удержание. Возврат другим лицам, в том числе наследникам физлица, не предусмотрен Налоговым кодексом РФ (Письмо Минфина России от 07.03.2013 N 03-04-06/7028). Средства для возврата вы получаете за счет уменьшения предстоящих платежей по этому же налогу. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога физлицу. Причем не важно, с чьих доходов удержан этот налог: с доходов физлица, которому необходимо его вернуть, или с доходов других лиц (п. 1 ст. 231 НК РФ). Для возврата также не имеет значения, какие именно доходы выплачивает агент и по какой ставке они облагаются налогом (Письмо Минфина России от 05.12.2012 N 03-04-06/4-342).
 Как инспекция возвращает излишне удержанный НДФЛ налоговому агенту
Возможна ситуация, когда вы получили заявление на возврат, но понимаете, что в ближайшие три месяца вам не хватит платежей по НДФЛ, за счет которых можно вернуть физлицу сумму излишне удержанного налога. В этом случае нужно сообщить об этом в налоговый орган. В течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от физлица направьте в инспекцию по месту своего учета (п. 6 ст. 6.1, п. 1 ст. 231 НК РФ):

• заявление на возврат излишне удержанной суммы налога;
• выписку из регистра налогового учета за год, в котором произошло излишнее удержание налога;
• документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет (в частности, копии платежных поручений).

Налоговый орган вернет НДФЛ вам как налоговому агенту в течение месяца со дня получения от вас указанных документов (п. 6 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ). Затем вы должны перечислить полученную из бюджета сумму налога на счет физлица в обычном порядке.
Вы можете вернуть налог и за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета (п. 1 ст. 231 НК РФ).
 Как отразить возврат излишне удержанного НДФЛ в налоговой отчетности
Суммы возвращенного НДФЛ отражаются в расчете 6-НДФЛ за тот период, в котором происходит возврат, по строке 090 разд. 1 (п. 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письмо ФНС России от 26.10.2016 N БС-4-11/20366@).
Если в отношении лица, которому вы должны вернуть налог, вы уже сдали справку 2-НДФЛ за период, когда налог был излишне удержан, вам нужно подать корректирующую справку 2-НДФЛ за этот же период (п. 1.18 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, Письмо ФНС России от 26.10.2016 N БС-4-11/20366@). При этом отражать сумму излишне удержанного и возвращенного налога в корректирующей справке не нужно (Письмо ФНС России от 13.08.2014 N ПА-4-11/15988).