ЭЛКОД: Как оформлять официальные командировки путем перечисления командировочных по безналичному расчету

Как оформлять официальные командировки путем перечисления командировочных по безналичному расчету?

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).
Перед отъездом работнику надо выдать аванс на командировочные расходы (п. 10 Положения о командировках).
Ваша компания может подотчетные деньги перечислить непосредственно на зарплатную или иную личную карту работника (Письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).
Для этого сделайте следующее:
- пропишите в учетной политике порядок расчетов с подотчетными лицами, например укажите такой пункт: 'Все расчеты по подотчетным суммам проводятся через кассу либо с использованием зарплатных (личных) карт сотрудников';
- получите от работника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием ее реквизитов;
- укажите в платежном поручении, что перечисленные средства являются подотчетными;
- получите от работника документы, приложенные к авансовому отчету подтверждающие произведенные расходы по его банковской карте.
При перечислении денег для командировочных расходов на банковские карты работников делается следующая запись:
Дебет 71 'Расчеты с подотчетными лицами' Кредит 51 'Расчетные счета', 52 'Валютные счета' - аванс на командировку перечислен на банковскую карту работника организации.
В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначайте буквенным кодом 'К' или цифровым кодом '06'.
Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код 'РВ' или цифровой код '03' (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).
После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).
Порядок выдачи денежных средств работнику под отчет описан в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Традиционно речь идет о выдаче наличных денег. Вообще выдача денег работнику под отчет - это финансирование расходов, связанных с осуществлением деятельности юридического лица, ИП, которые фактически будет нести работник в интересах работодателя. Складывающиеся между работником и работодателем отношения подразумевают установление цели и срока расходования денег, представление работником отчета о расходах.
Сущность данных правоотношений не исключает перечисления денег под отчет на банковский счет сотрудника ("зарплатную" либо личную банковскую карту). Это подтверждено в совместном Письме Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013. В Письме Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288 уточнено:
- при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, устанавливающие порядок расчетов с подотчетными лицами (см. также Письмо Минфина России от 31.03.2016 N 02-03-09/18115);
- в платежном поручении нужно указать, что перечисленные средства являются подотчетными;
- организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов;
- сотруднику к авансовому отчету надо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Записи мероприятий

Подборки

Справочная информация

Библиотека

Гид по разделу «Образование»