Можно уточнить есть ли изменения в сроках хранения договоров в организации? В организации хранятся договора с поставщиками, подрядчиками, договора аренды, займов, лизинга. Какой срок хранения у этих договоров?
Главное
По общему правилу срок хранения договоров - 5 лет после истечения срока действия такого договора, прекращения обязательств по договору.
Какой срок хранения установлен для договоров поставки?
По общему правилу срок хранения договоров поставки товара - 5 лет после истечения срока действия такого договора, прекращения обязательств по договору. Начало течения срока хранения договоров определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Срок хранения договоров поставки в целях налогового учета - 5 лет после отчетного (налогового) периода, в котором он в последний раз использовался в налоговых целях.
Сроки хранения договоров поставки по правилам архивного дела
Перечнем установлен срок хранения для государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, а также для контрактов (договоров) о закупках отдельными видами юридических лиц - 5 лет после истечения срока действия контракта (договора), прекращения обязательств по контракту (договору) (ст. 526 ГК РФ, ст. ст. 224, 225 Перечня).
Срок хранения для договора поставки товара не выделен в отдельную статью Перечня, поэтому он составляет 5 лет после истечения срока действия такого договора, прекращения обязательств по договору (ст. 11 Перечня). Начало течения срока хранения договоров определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 17 ст. 3, ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ).
Организация вправе продлить сроки хранения договоров (контрактов) при проведении экспертизы их ценности (п. 4.11 Инструкции по применению Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Срок хранения договоров поставки для целей налогового учета
Налоговые органы вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ).
Такие документы могут быть истребованы у организации налоговыми органами в случаях проведения в отношении организации камеральной и выездной проверки, налогового мониторинга, а также проверки, мониторинга в отношении контрагента или по конкретной сделке (п. п. 6, 8, 8.1, 8.9 ст. 88, п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93, п. п. 1, 2 ст. 93.1, п. п. 3, 5 ст. 105.29 НК РФ).
Периоды, за которые налоговыми органами в соответствии с абз. 1 п. 2 ст. 93.1 НК РФ могут быть истребованы документы, ограничиваются сроками хранения документов (копий документов), установленными НК РФ, другими федеральными законами и принятыми в соответствии с ними НПА (Письмо Минфина России от 30.04.2019 N 03-02-08/32313).
По общему правилу организации обязаны в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Течение этого срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829). Указанный срок хранения документов соответствует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (Письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). В общем случае в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий 3 календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).
Специальные сроки хранения документов предусмотрены НК РФ для отдельных случаев:
- при переносе убытков на будущее организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода (п. п. 2, 4 ст. 283, абз. 7 п. 5 ст. 346.6, абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ); по мнению Минфина России, такая обязанность возникает у налогоплательщика только в том случае, если он воспользовался правом, предусмотренным ст. 283 НК РФ (Письмо Минфина России от 28.01.2022 N 03-03-06/3/5632);
- срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (Письмо Минфина России от 13.06.2023 N 03-03-06/1/54118).
В перечисленных случаях, помимо первичных учетных документов, наличие, в частности, договора поставки позволит подтвердить взаимоотношения сторон, а также основания возникновения убытка или формирования первоначальной стоимости амортизируемого имущества:
- для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо сохранить документы, которые подтверждают период ее возникновения. При этом стоит учитывать, что электронные образы документов, выгруженные с официальных сервисов, скриншоты информации, размещенной в государственных информационных системах, не могут быть использованы в качестве единственного и достаточного документального подтверждения правомерности отнесения задолженности к безнадежной. Также копии документов, выгруженные из таких ресурсов, не отвечают требованиям к первичным учетным документам, предусмотренным в ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Кроме того, суммы и даты образования безнадежных долгов должны быть подтверждены, помимо первичных учетных документов, договором поставки, в котором указана дата срока платежа (Письма Минфина России от 08.04.2013 N 03-03-06/1/11347, от 03.11.2022 N 03-03-06/2/107386, Определение ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12 по делу N А40-46789/11-20-195).
Необеспечение сохранности договоров поставки в течение установленного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности в виде штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ, необходимый для осуществления налогового контроля, а также доначислению налогов или отказу в налоговых вычетах (п. 4 ст. 93, ст. 126 НК РФ).
При отсутствии у организации договора поставки из-за необеспечения его сохранности в течение установленных сроков применить к ней ответственность по ст. 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения) нельзя, поскольку договор не является первичным учетным документом (п. 8 ст. 3, ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Он устанавливает, на каких условиях стороны договорились сотрудничать, а уже последующие первичные учетные документы фиксируют, когда и как эти договоренности реально выполнялись, то есть свершившиеся факты хозяйственной жизни (например, товарная накладная документирует отгрузку товаров), и на их основе делаются проводки в бухгалтерском учете.
Срок хранения договоров поставки для целей бухгалтерского учета
Договоры поставки нужны в том числе аудиторам для выражения мнения о достоверности бухгалтерской отчетности аудируемого лица. При оказании аудиторских услуг аудиторская организация вправе исследовать в полном объеме документацию, связанную с финансово-хозяйственной деятельностью аудируемого лица, а также проверять фактическое наличие любого имущества, отраженного в этой документации (ч. 1, 4 ст. 6, п. 2 ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности").
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Сроки хранения установлены в Перечне.
Хотя договор поставки не относится к первичным учетным документам, организации нужно соблюдать сроки хранения таких договоров, установленные Перечнем, в силу ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг
50/75 лет
Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним:
1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
2) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом - 15 лет ЭПК
3) Объектов культурного наследия - Постоянно
4) Природоохранных зон - Постоянно
а) недвижимого имущества;
10 лет (1) (2) (3) (4)
б) движимого имущества
5 лет (1) (3)
Дополнение к вопросу по срокам по займу и лизингу:
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств
5 лет ЭПК (1) (2)
(1) После полного исполнения обязательства, списания задолженности по обязательству или его прекращению по иным основаниям
(2) С условием о залоге имущества - 10 лет
Договоры лизинга имущества организации
5 лет (1)
(1) По истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу