Время работы Центра оперативного консультирования:

ежедневно с 9.00 до 19.00  

Центр оперативного консультирования 7 дней в неделю
+7 (495) 967-67-10

КалендарьДекабрь 2016

пн вт ср чт пт сб вс
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
  Налоги
  Отчеты
  Страховые взносы
  Акцизы
  Госпошлина
  Сведения
  Платежи

Документ дня

Постановление Правительства Москвы от 29.11.2016 N 794-ПП

«Об установлении величины прожиточного минимума в городе Москве за III квартал 2016 г.»

Перейти в архив

Новые темы в блоге
«Умные мелочи»

14.01.2016 07:05

…Продолжение – Здорово же у него там, дедушка, на Ямале! – засмеялась Снегурочка. – Надо и нам с тобой на...

07.01.2016 11:53

…Продолжение Пообещали Дед Мороз со Снегурочкой Белого старца навестить, поблагодарили его за щедрые...

Rambler's Top100

Приобретаем кондиционеры, меняем окна - учитываем расходы01.09.2011

Введение

Функционирование любой компании независимо от того, каким видом деятельности она занимается, невозможно без наличия офиса. И неважно, арендуете ли вы его или являетесь собственником недвижимости, офис был и остается первой необходимостью для любого бизнеса.

Каждый из вас согласится, что первое впечатление, которое составляют о компании ее потенциальные клиенты и партнеры, складывается из того, насколько представительно и уютно выглядит офис. Следовательно, без осуществления расходов на оснащение офисных помещений оргтехникой, компьютерами, множительной техникой и т. п. не обойтись.
В то же время офис — это не только место встреч и проведения деловых переговоров с партнерами по бизнесу, прежде всего офис — это место, где располагаются и трудятся сотрудники компании. А потому он должен иметь все условия для нормального режима работы.
Сегодня едва ли можно себе представить фирму, в офисе которой нет бытовой техники. Микроволновые печи, холодильники, кондиционеры — вот далеко не полный перечень предметов бытовой техники, которая помогает работникам офисов чувствовать себя на работе достаточно комфортно и не испытывать каких-либо неудобств. Например, за окном — 30 градусная жара, а на рабочем место свежо и прохладно благодаря кондиционеру. На фирме нет столовой? Не беда, ведь можно воспользоваться микроволновкой. Спасибо работодателю, который приобрел все необходимое для создания своим работникам комфортных условий, что, безусловно, в конечном итоге способствует повышению производительности труда.

Конечно, все вышеперечисленные приобретения требуют определенных финансовых затрат, порой весьма существенных. В обиходе такие расходы часто называют офисными. Эти обычные расходы, которые производит практически каждая организация, являются наиболее распространенным видом расходов. Причем они могут составлять значительный удельный вес в общих расходах компании.
Наверняка большинство из вас сталкивалось с такими расходами в своей практической работе.

Несмотря на кажущуюся простоту их учета, у бухгалтеров возникают многочисленные вопросы, и не все из них имеют однозначные ответы. В частности, к таковым относятся расходы, связанные с обеспечением нормальных условий труда.
При этом особый интерес представляет их налоговый учет для целей налогообложения прибыли, поскольку налоговым законодательством этот аспект недостаточно урегулирован.
Всплывает множество нюансов, которые заставляют серьезно задуматься не только начинающих, но и опытных бухгалтеров, поскольку, как известно, допущенные в налоговом учете ошибки могут дорого обойтись компании.

Главный вопрос, который волнует бухгалтеров, — какие затраты можно/нельзя отнести на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, как расходы по созданию нормальных условий труда?
В основном вопрос сводится к оценке правомерности включения в состав таких расходов затрат на приобретение различных видов бытовой техники.
Надо сказать, что оценки налогоплательщиков и налоговых органов диаметрально противоположны. Примечательно, что и та и другая сторона в защиту своей правоты ссылается на одни и те же нормы налогового законодательства, а именно на положения гл. 25 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ), устанавливающие общие критерии признания расходов, а также порядок учета конкретных видов затрат при исчислении налога на прибыль.
В гл. 25 НК РФ перечень учитываемых в целях налогообложения прибыли расходов определен таким образом, что они должны быть направлены исключительно на получение дохода, экономически оправданны и документально подтверждены.
Это позволяет налоговикам говорить об экономической нецелесообразности и неоправданности затрат на приобретение различных предметов бытовой техники, т. к. они не являются расходами, связанными с осуществлением деятельности организации. В итоге налоговые инспекторы исключают их из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, как неправомерно учтенные и выносят решения о привлечении компании к налоговой ответственности за неполную уплату налога на прибыль.

Что предпринимают налогоплательщики в этой ситуации? Многие из них обращаются в судебные инстанции и выигрывают споры с налоговыми органами.
Какие аргументы приводят победители? Можно ли отстоять свое право на признание расходов по приобретению бытовой техники в качестве расходов, связанных с обеспечением работникам нормальных условий труда и учитываемых при налогообложении прибыли?
Поиску ответов на эти и другие не менее актуальные и спорные вопросы посвящен предлагаемый вашему вниманию тематический сюжет.
В качестве объектов исследования мы решили выбрать расходы на приобретение кондиционера, вентилятора. Кроме того, полагаем, что многим из вас будет интересен вопрос признания расходов на замену окон.

Общие положения

Вначале приведем постулаты, которые содержатся в Федеральном законе от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»:
— условия труда, рабочее место и трудовой процесс не должны оказывать вредное воздействие на человека; требования к обеспечению безопасных для человека условий труда устанавливаются санитарными правилами и иными нормативными правовыми актами РФ (п. 1 ст. 25 Закона № 52-ФЗ);
— организации обязаны осуществлять профилактические мероприятия по обеспечению безопасных для человека условий труда и выполнению требований санитарных правил и иных нормативных правовых актов РФ, в частности, к производственным процессам и технологическому оборудованию, организации рабочих мест и др.

Теперь вспомним положения соответствующих законодательных актов, в которых упоминается понятие «нормальные условия труда».

Во-первых, это Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ).
Трудовое законодательство (ст. 163 ТК РФ) требует от всех работодателей обеспечивать своим работникам нормальные условия труда, к которым, в частности, относятся исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования, а также условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства.

Легко заметить, что перечень нормальных условий, упоминаемых в ТК РФ, достаточно общий и в нем нет никакой конкретики. При этом можно предположить, что положения ст. 163 ТК РФ не содержат исчерпывающий список нормальных условий. Иными словами, перечень условий, обеспечивающих нормальные условия труда согласно упомянутой норме ТК РФ, не является закрытым (см. постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2009 по делу № А40-47054/08-108-151).

Вторым нормативным правовым документом является Налоговый кодекс РФ, согласно подп. 7 п. 1 ст. 264 которого расходы налогоплательщика на обеспечение нормальных условий труда относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Таким образом, налоговое законодательство разрешает налогоплательщикам налога на прибыль учесть затраты, связанные с исполнением работодателями законодательно установленной обязанности по созданию нормальных условий труда, для целей налогообложения прибыли. Причем в НК РФ также отсутствует расшифровка понятия «нормальные условия труда».

Основываясь на приведенных выше нормах, можно выстроить своеобразную логическую цепочку, состоящую из нескольких звеньев: обязанность работодателя обеспечить сотрудникам нормальные условия труда → несение работодателем финансовых затрат по исполнению этой обязанности → включение данных затрат в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.
Это теория, а на практике составленная нами цепочка в ряде ситуаций обрывается на втором звене, а третье звено выпадает, т. е. затраты работодатель произвел, но учесть их не может.

Основная причина кроется в том, что понятие «нормальные условия труда» по своей сути является оценочной категорией, которую налогоплательщики и налоговые инспекторы трактуют по-разному. Отсюда многочисленные судебные разбирательства между компаниями и специалистами налоговых органов.

В этой связи предлагаем совместно с вами проанализировать мнение представителей контролирующих органов по спорным вопросам учета расходов, связанных с созданием для работников нормальных условий труда, а также посмотреть, как подходят суды различных инстанций к рассмотрению налоговых споров по обозначенной проблеме.

И первый вопрос, с которого мы предлагаем начать нашу работу, звучит так:

1. Можно ли при расчете налога на прибыль списать расходы, связанные с покупкой и установкой кондиционера в офисных помещениях?

Действительно, в настоящее время кондиционеры есть в офисе практически каждой компании, и уже давно эта бытовая техника превратилась из предмета роскоши в незаменимую и необходимую вещь.
Учитывая печальный опыт беспрецедентно жаркого лета 2010 года с его рекордно высокой температурой воздуха, когда кондиционеры невозможно было купить либо они приобретались по баснословно высоким ценам, в этом году многие руководители организаций, чтобы обеспечить безопасные и комфортные условия труда своим сотрудникам, приобретали кондиционеры заблаговременно, до наступления жары.
Как было сказано выше, трудовое законодательство обязывает каждого работодателя создавать на рабочих местах в каждом структурном подразделении условия труда в соответствии с нормативными правовыми актами, а также обеспечивать соблюдение государственных требований законодательства относительно прав работников в области охраны труда, в т. ч. стандарты безопасности труда.
Одним из таких, в частности, является следующий документ:

«СанПиН 2.2.4.548-96. 2.2.4. Физические факторы производственной среды. Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Санитарные правила и нормы»
(далее — СанПиН
2.2.4.548-96)
(утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 
01.10.1996 № 21)

Где найти:
ИБ Версия Проф

Сразу скажем, что с учетом определения «производственное помещение», которое приведено в п. 3.1 СанПиН 2.2.4.548-96, офисные помещения также подпадают под это понятие и на них распространяются требования документа. Поэтому, говоря о помещениях, будем подразумевать не только производственные помещения, но и офисы.
В соответствии с п. 6.3 СанПиН 2.2.4.548-96 допустимые величины показателей микроклимата на рабочих местах должны соответствовать определенным значениям применительно к выполнению работ различных категорий в холодный и теплый периоды года в зависимости от характеристики отдельных видов работ, а именно от интенсивности энерготрат организма при их осуществлении.

Категории работ, а их всего пять, перечислены в Приложении 1 к СанПиН 2.2.4.548-96. Например, работа в офисных помещениях может быть отнесена к категории Iа, тогда как работа контролеров, мастеров в различных видах производства, работа в полиграфической промышленности, на предприятиях связи относится к категории Iб.
В зависимости от категории и времени года устанавливаются различные требования к микроклимату помещений. Например, в офисном помещении (категория Iа) в холодное время года температура должна составлять 22–24 градуса, а в теплое — 23–25 градусов; для категории Iб параметры соответственно будут следующие: 21–23 градуса и 22–24 градуса.

Кроме того, существуют и региональные нормативные правовые акты, содержащие требования охраны труда, которые должны соблюдать работодатели данного региона.
Так, в Московской области с 22 апреля 2011 года действует следующий документ:

Распоряжение Мособлтруда от 22.04.2011 № 17-р
«Об утверждении Рекомендаций по организации работы на территории Московской области в теплый период года»
(далее — Распоряжение)

Где найти:
ИБ Московская область

В п. 3.2.3 Распоряжения в качестве одного из мероприятий по снижению воздействия нагревающего микроклимата на рабочих местах в производственных помещениях названо оборудование помещений коллективными средствами защиты: устройствами кондиционирования воздуха (типа сплит-система) и/или системами вентиляции.

Что касается работы в офисном помещении компании, то надо сказать, что дополнительно непосредственное и прямое отношение к условиям организации труда в таких помещениях имеют требования, предусмотренные СанПиН 2.2.2/2.4.1340–03, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача РФ 30.05.2003 № 118. Согласно п. 4.2 Гигиенических требований к микроклимату на рабочих местах, оборудованных ПЭВМ, в частности, при работе в производственных помещениях, в которых работа с использованием ПЭВМ является основной (диспетчерские, операторские, расчетные, кабины и посты управления, залы вычислительной техники и др.) и связана с нервно-эмоциональным напряжением, должны обеспечиваться оптимальные параметры микроклимата в соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами.
Кроме того, в п. 4.4 указано, что помещение, где работают персональные компьютеры, необходимо проветривать каждый час.

Итак, анализ приведенных положений законодательства дает основание прийти к выводу, что поддержание оптимальной температуры в офисных помещениях является прямой обязанностью работодателя.
Поэтому при необходимости компания сможет легко доказать, что приобретенные ей кондиционеры напрямую способствуют исполнению данной обязанности, т. к. поддерживают требуемые параметры температуры в офисных помещениях.

Тем более это касается помещений, в которых находятся ксероксы и аналогичные виды копировально-множительного производства, т. к. согласно п. 5.1 СанПиН 2.2.2.1332–03 «Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике», утвержденных Главным государственным санитарным врачом РФ от 28.05.2003 № 107, помещения копировально-множительного производства должны оборудоваться системами отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха.

Нелишне напомнить, что нарушение требований законодательства в части соблюдения значений микроклимата по температуре в офисе, обнаруженное в ходе плановой проверки территориальным органом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, грозит организации административным штрафом по ст. 6.3 КоАП РФ или же по ст. 6.4 КоАП РФ. См.:

Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 12.01.2011 по делу № А33-12376/2010

Где найти:
ИБ 3 апелляционный суд

Кратко о сути судебного разбирательства.

В рамках мероприятия по надзору административный орган, проведя лабораторно-инструментальные исследования в операционном зале центрального офиса банка на рабочем месте бухгалтера-операциониста (пользователя ПЭВМ), установил превышение температуры воздуха на 1–1,3 градуса и вынес постановление о привлечении к административной ответственности по ст. 6.4 КоАП РФ в виде штрафа в размере 10 000 рублей.
Таким образом, соблюдение работодателем нормативных правовых актов, упоминаемых в нашем сюжете, может послужить доказательством того, что кондиционеры в офисе не только желательны, но и необходимы для нормальной работы сотрудников.

Пора поговорить о том, как оценивают произведенные фирмами затраты на покупку и установку кондиционеров налоговые органы и что думают по этому поводу служители Фемиды.
Общая точка зрения налоговиков сводится к тому, что данные расходы экономически неоправданны, необоснованны, не связаны с предпринимательской деятельностью налогоплательщика, и по этим причинам налогоплательщикам в принятии затрат для целей налогообложения прибыли отказывают.

Приведем мнение специалистов УФНС РФ по г. Москве: для целей налогообложения прибыли расходы по приобретению кондиционеров могут быть учтены только в том случае, когда они служат для обеспечения нормальных условий труда, предусмотренных законодательством и специальными отраслевыми требованиями по обеспечению нормальных условий труда и мер по технике безопасности. См.:

[Письмо] УМНС РФ по г. Москве от 16.05.2003 № 26–12/26601
[О налоге на прибыль]

Где найти:
ИБ Москва Проф

Если оценивать имеющуюся арбитражную практику, то она складывается в пользу налогоплательщиков, и в большинстве случаев суды признают обоснованными и экономически оправданными расходы налогоплательщиков на приобретение и монтаж кондиционеров независимо от наличия специальных требований.

Следовательно, для того, чтобы отразить подобные расходы в составе расходов, учитываемых при определении налоговой базы по прибыли, налогоплательщик должен всеми возможными способами экономически их обосновать, а также документально подтвердить, выполнив тем самым необходимые условия признания расходов, установленные п. 1 ст. 252 НК РФ.

Основные базисные аргументы, которые вы можете привести в споре с налоговиками, обосновывая данные расходы, — ссылки на требования СанПиНов, о которых у нас уже шла речь раньше.

Вместе с тем следует иметь в виду: комплекс мер по охране труда устанавливается не только на законодательном уровне, но и в локальном нормативном акте компании. Поэтому в нем в раздел, затрагивающий формирование обязательств работодателя перед работниками по обеспечению им нормальных условий труда, целесообразно включить условие об обязанности работодателя обеспечивать сотрудников необходимыми электроприборами в офисных помещениях, в т. ч. системами кондиционирования воздуха.
При подготовке коллективного договора работодателям советуем руководствоваться положениями письма Минтруда РФ от 23.01.1996 № 38–11 «Рекомендации по учету обязательств работодателя по условиям и охране труда в трудовом и коллективном договорах».

В организациях, в которых коллективный договор не составляется, обязанность работодателя обеспечить помещения для работы кондиционерами может быть отражена в таких локальных нормативных актах организации, как, например, Положение об охране труда или Правила внутреннего распорядка

Дополнительным аргументом в защиту права налогоплательщика на учет рассматриваемых нами расходов может стать протокол об отклонениях температуры и влажности воздуха в помещениях, порядок измерения которых представлен в разделе 7 СанПиН 2.2.4.548-96. В заключение протокола дается оценка результатов выполненных измерений на соответствие нормативным требованиям Санитарных правил. При этом для осуществления замеров показателей микроклимата приказом руководителя создается комиссия.
Несоответствие замеров установленным показателям и будет являться основанием необходимости покупки кондиционеров, оформляемой также приказом руководителя.

На наш взгляд, приведенных аргументов вполне достаточно, чтобы сказать, что факт необходимости использования в офисе кондиционера для создания работникам компании нормальных условий труда, доказан.

Второе необходимое условие, соблюдение которого поможет компании включить расходы на покупку и монтаж кондиционера, — подтверждение их соответствующими первичными документами.
В перечень таких документов входят:

— Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7);
— счета-фактуры;
— Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15);
— Акт приемки-передачи выполненных работ по установке кондиционера;
— Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6).

Как нам представляется, располагая этими документами и используя вышеперечисленные аргументы в защиту своих прав, налогоплательщик сможет доказать налоговым инспекторам (а при необходимости — судьям) свое законное право на отнесение затрат на приобретение и установку кондиционеров в состав расходов, учитываемых для целей исчисления налога на прибыль, уменьшая на них налогооблагаемую базу на основании подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Тем более что суды поддерживают налогоплательщиков.

Сделанный нами вывод легко подтверждается примерами арбитражной практики (см., в частности, постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.04.2010 № 18АП-2860/2010, 18АП-3341/2010 по делу № А47-5507/2009, ФАС Московского округа от 13.03.2008 № КА-А40/1415–08 по делу № А40-33923/07-127-185, ФАС Уральского округа от 13.11.2007 № Ф09-9231/07-С3 по делу № А07-6713/07).

Обосновав расходы и документально их подтвердив, бухгалтер приступает к решению не менее важной задачи — правильно отразить данные затраты в целях налогообложения прибыли.
Поясним, что возможны два варианта учета кондиционеров в зависимости от их первоначальной стоимости: более или менее/равно 40 000 руб.

Некоторые бухгалтеры сомневаются, нужно ли учитывать затраты на монтаж и установку кондиционера при определении лимита первоначальной стоимости в 40 000 руб. Причем довольно распространенной является бухгалтерская ошибка, которая состоит в том, что расходы на монтаж кондиционера в налоговом учете списываются сразу, что в принципе неверно.
Поясним почему.

Кондиционер — сложная бытовая техника, которую нельзя как, например, вентилятор сразу после покупки включить в электрическую розетку, чтобы он заработал. Кондиционер требует профессионального монтажа квалифицированными специалистами и вводится в эксплуатацию только после того, как собраны все его части, проведены коммуникации и проделаны другие необходимые работы.

В зависимости от модели кондиционера стоимость оплаты таких работ может составлять значительную долю от стоимости самого кондиционера, особенно если речь идет о монтаже сложных типов кондиционеров, каковыми являются, например, мульти-сплит-системы настенного типа.
Кроме того, определенные расходы несет компания, оплачивая необходимые дополнительные работы при установке кондиционера (установка короба и т. п.).
В итоге покупка кондиционера и его установка обходится фирме недешево, и общие затраты (приобретение + монтаж) могут превысить 40 000 руб.
Учитывая, что использование кондиционера без его установки невозможно, затраты, связанные с оплатой работ по монтажу, следует считать расходами на доведение кондиционера до состояния, пригодного для использования, и включаться в его первоначальную стоимость.

Так как срок полезного использования кондиционеров составляет более 12 месяцев, то при первоначальной стоимости, рассчитанной с учетом расходов на монтаж, более 40 000 руб. кондиционер будет относиться к амортизируемому имуществу, т. к. отвечает всем признакам такого имущества, предусмотренным п. 1 ст. 256 НК РФ.

Это означает, что в налоговом учете бухгалтер не сможет включить расходы, связанные с его покупкой и установкой, единовременно, а должен будет списывать стоимость кондиционера постепенно по мере начисления амортизации.
Это первый вариант налогового учета расходов на покупку и установку кондиционера.

Для справки: ФАС Московского округа в постановлении от 13.03.2008 № КА-А40/1415–08 по делу № А40-33923/07-127-185 пришел к выводу о том, что налогоплательщик правомерно учел расходы на обеспечение нормальных условий труда по амортизации основного средства (кондиционера), и уменьшил полученные доходы на сумму произведенных им расходов по амортизации кондиционера.

Второй вариант учета применяется в случае, когда первоначальная стоимость кондиционера (покупка + монтаж) составила менее (или равна) 40 000 руб.
В этом случае бухгалтер учитывает данные расходы единовременно в качестве расходов по созданию работникам компании нормальных условий труда в соответствии с подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Обращаем ваше внимание, что кондиционеры, приобретенные и введенные в эксплуатацию в 2010 году, первоначальная стоимость которых составляет от 20 000 до 40 000 руб., являются амортизируемым имуществом и в текущем году для целей налогообложения бухгалтер продолжает их амортизировать, т. к. изменения об увеличении лимита первоначальной стоимости основных средств до 40 000 руб., внесенные в п. 1 ст. 256 НК РФ Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ, вступили в силу с 1 января 2011 года. При этом согласно позиции Минфина РФ приобретенное организацией имущество учитывается для целей налогообложения прибыли в соответствии с порядком, действующим на момент введения данного имущества в эксплуатацию (см. письмо Минфина РФ от 03.11.2007 № 03-03-06/1/767).
На этом закончим разговор об учете расходов на приобретение и установку кондиционеров.

В наши дни компании не отказались от покупки и такой бытовой климатической техники, как вентиляторы, которые устанавливаются в служебных помещениях, холлах для клиентов.

2. Относятся ли затраты на приобретение вентиляторов для офисных помещений к расходам по обеспечению нормальных условий труда?

Для ответа на вопрос обратимся к судебной практике.
Например, арбитры ФАС Северо-Западного округа отметили, что вентиляторы настольные и напольные необходимы для создания благоприятных температурных режимов, т. е. способствуют обеспечению нормальных условий труда (см. постановление от 21.04.2006 по делу № А56-7747/2005). В результате суд признал правомерным отнесение налогоплательщиком при исчислении налога на прибыль затрат на приобретение вентиляторов к расходам, связанным с производством и реализацией в соответствии с подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Суд Московского региона также признал правомерность включения в расходы по налогу на прибыль расходов на покупку вентиляторов, подчеркнув, что они связаны с обслуживанием производственного процесса и обеспечением санитарно-гигиенических требований (см. постановление ФАС Московского округа от 20.04.2004 № КА-А40/2699–04 по делу № А40-35935/03-33-432).

Еще один пример — постановление ФАС Поволжского округа от 28.10.2008 по делу № А55-865/08. Судьи поддержали налогоплательщика, который уменьшил налогооблагаемую прибыль на расходы на установку вентилятора на основании п. 1 ст. 252 НК РФ и подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Как указал суд, необходимость приобретения вентилятора для установки в помещениях, где используются персональные компьютеры или копировальная техника, обусловлена тем, что согласно п. 4.4 СанПиН 2.4.1340–03 такие помещения необходимо проветривать каждый час. По мнению судей, затраты на покупку вентиляторов направлены на обеспечение нормального рабочего процесса, создания в помещениях офиса надлежащих условий труда. Кроме того, надо учитывать, что вентиляторы обеспечивают нормальное и бесперебойное функционирование компьютерной техники. В итоге арбитры заключили, что расходы на приобретение вентилятора носят производственный характер и налогоплательщик правомерно учел их расходах.

Ответ на следующий вопрос будет интересен организациям, применяющим УСН:

3. Вправе ли компания, применяющая УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», отнести на расходы затраты, связанные с покупкой и установкой кондиционеров?

Официальное мнение по этому вопросу высказало столичное налоговое Управление еще в 2007 году. См.:

[Письмо] УФНС РФ по г. Москве от 05.10.2007 № 18–11/3/095267
[Об учете расходов по приобретению и установке кондиционеров организацией, применяющей упрощенную систему налогообложения]

Где найти:
ИБ Москва Проф

Фактически своим письмом московские налоговики запретили налогоплательщикам-«упрощенцам» учитывать в составе расходов затраты, связанные с приобретением и установкой кондиционеров.
Аргумент, приведенный налоговым органом, достаточно традиционный и хорошо известный всем «упрощенцам»: отсутствие в перечне расходов, установленном п. 1 ст. 346.16 НК РФ, расходов на обеспечение нормальных условий труда.

Однако ранее сотрудниками финансового ведомства было высказано прямо противоположное мнение: расходы на приобретение кондиционера могут быть приняты для целей налогообложения в соответствии со ст. 346.16 НК РФ. См.:

Письмо Минфина РФ от 07.10.2004 № 03-03-02-05/7

Где найти:
ИБ Финансист

Правда, в письме содержится дополнительное условие: кондиционер должен непосредственно использоваться при производстве и для получения дохода.

И то и другое письмо довольно старые, оба они были изданы много лет назад, но на сегодняшний день более актуальных разъяснений контролирующих органов нет.

Давайте обратимся к судебной практике, она небогата, но тем не менее… Судьи ФАС Поволжского округа в постановлении от 12.01.2006 по делу № А72-5872/05–6/477 признали экономическую оправданность расходов «упрощенца», связанных с покупкой кондиционеров, т. к. эти расходы были произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

С учетом вышесказанного дадим следующий ответ на поставленный вопрос: если приобретенный кондиционер используется «упрощенцем» в предпринимательской деятельности, направленной на получение дохода, то затраты на его покупку можно отнести на расходы и учесть их в качестве материальных расходов на основании подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Следующий вопрос, на котором мы подробно остановимся, отражает реалии нашей современной жизни, а ответ на него может представлять интерес для крупных и средних компаний:

4. Вправе ли компания учесть в составе прочих расходов на основании подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ затраты на услуги по вещанию спутникового телевидения?

Ситуация: Компания заключила договор об оказании услуг по вещанию телевизионных программ спутникового телевидения НТВ-ПЛЮС и прибрела несколько комплектов. При этом телевизор, на котором производилось спутниковое вещание, находился в приемной руководителя. Реальность операций по указанному договору подтверждается актами оказания услуг и счетами-фактурами. Налоговая инспекция, проведя выездную проверку фирмы, вынесла решение о привлечении налогоплательщика к ответственности за совершение налогового правонарушения (неполная уплата налога на прибыль). Главный довод налоговиков: характер производственной деятельности, осуществляемой налогоплательщиком, не требовал для ее осуществления приобретения услуг спутникового телевидения и несения соответствующих затрат.

Мы привели вполне реальную ситуацию, которая была рассмотрена московскими судьями совсем недавно. См.:

Постановление ФАС Московского округа от 27.06.2011 № КА-А40/5826–11 по делу № А40-109893/10-107-588

Где найти:
ИБ ФАС Московского округа

Отметим, что компания выиграла спор с налоговыми инспекторами. Арбитры, оценивая все обстоятельства дела, применили не только положения налогового законодательства (ст. 252 и ст. 264 НК РФ), но и трудового, а именно ст. 163 ТК РФ, которой установлена обязанность работодателя обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки, и ст. 209, в которой дано определение понятию «условия труда». Судьи пришли к выводу, что затраты на приобретение услуг телевещания НТВ-ПЛЮС относятся к затратам на информационные услуги, равно как и к затратам на обеспечение нормальных условий труда.

Могут ли налогоплательщики взять на вооружение данное судебное решение с положительным для организации исходом? Вряд ли, т. к. оно касается конкретной ситуации конкретного налогоплательщика. Трудно предугадать, какое решение примут судьи в другой ситуации.
С нашей точки зрения, в случае отнесения затрат на спутниковое телевидение к расходам, уменьшающим налоговую базу по прибыли, налоговые риски очень высоки, а потому ответ на поставленный вопрос все-таки будет отрицательный.

Следующий вид офисных расходов, о котором нельзя не поговорить, — расходы на замену деревянных окон на пластиковые.

На самом деле для многих компаний замена окон с деревянными рамами на современные стеклопакеты — это не дань современной моде, а необходимость, поскольку в результате длительной эксплуатации старые деревянные окна практически пришли в негодность. Один только их внешний вид чего стоит: рамы рассохлись и покорежились, повсюду щели, на стеклах трещины, некоторые из них разбиты, в итоге окна подтекают, деформированы подоконные доски и т. д. Вдобавок ко всему вся эта конструкция имеет какой-то непонятный грязно-ржавый оттенок. Согласитесь, зрелище нелицеприятное и для персонала фирмы, и для клиентов, которых приходится принимать в офисе, и для партнеров по бизнесу, которые посещают офис с деловыми целями.
Также надо учитывать, что в зимнее время такие ветхие окна не держат тепло, отсюда сквозняки и, как следствие, больничные листы сотрудников.
В сложившейся ситуации выход один — заменить окна, и это позволит не только экономить тепло в офисных помещениях и, соответственно, снизить затраты бюджета фирмы во время отопительного периода, сберечь здоровье работников компании, но и улучшить интерьер офиса.

5. Какие действия необходимо предпринять организации для обоснования решения о замене окон и правомерности отнесения затрат по замене окон на расходы, учитываемые при исчислении налога на прибыль?

Основная проблема, которую предстоит решить, — правильно классифицировать замену окон: капитальный ремонт или реконструкция? От этого зависит порядок отражения работ не только в бухгалтерском учете, но и при налогообложении.

В целях налогообложения прибыли расходы по замене окон могут либо включаться в состав расходов на основании ст. 260 НК РФ, либо списываться через амортизационные отчисления (п. 2 ст. 257 НК РФ).

Давайте разбираться по порядку.

В соответствии со ст. 260 НК РФ расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат.
Положения данной статьи налогового законодательства применяются также в отношении расходов арендатора амортизируемых основных средств (если договором (соглашением) между арендатором и арендодателем возмещение указанных расходов арендодателем не предусмотрено) и распространяются, в частности, на расходы, призванные привести арендуемое имущество в состояние, пригодное для использования, при условии, что указанные расходы не возмещаются арендодателем и позволяют отнести их к расходам на ремонт арендуемого имущества.
Аналогичный вывод содержится в письме Минфина РФ от 10.05.2006 № 03-03-04/2/139.

При этом обратите внимание, что в ст. 260 НК РФ отсутствует разделение понятий «текущий ремонт» и «капитальный ремонт». Не содержится четкого определения понятия «капитальный ремонт» и в НК РФ.
Именно поэтому суды придерживаются мнения о том, что для целей налогообложения принимаются расходы налогоплательщика, в т. ч. арендатора, как на текущий, так и на капитальный ремонт основных средств, в т. ч. арендуемых (см. постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 03.03.2011 по делу № А41-19047/10).

В то же время первоначальная стоимость основных средств изменяется в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, частичной ликвидации соответствующих объектов и по иным аналогичным основаниям (п. 2 ст. 257 НК РФ).
К работам по достройке, дооборудованию, модернизации относятся работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения или иного объекта амортизируемых основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.
К реконструкции относится переустройство существующих объектов основных средств, связанное с совершенствованием производства и повышением его технико-экономических показателей и осуществляемое по проекту реконструкции основных средств в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции.

При определении характера строительных работ целесообразно руководствоваться положениями таких нормативных документов, как Положение об организации и проведении реконструкции, ремонта и технического обслуживания жилых зданий, объектов коммунального и социально-культурного назначения, утвержденное приказом Госкомархитектуры от 23.11.1988 № 312 (далее — ВСН № 58–88 (Р)); Положение о проведении планово-предупредительного ремонта производственных зданий и сооружений, утвержденное постановлением Госстроя СССР от 29.12.1973 № 279 (далее — МДС-13-14.2000); совместное письмо Госплана СССР, Госстроя СССР, Стройбанка СССР, ЦСУ СССР от 08.05.1984 № НБ-36-Д/23-Д/144/6–14.

Согласно названным нормативным актам существуют следующие определения видов проводимых в здании строительных работ: реконструкция здания и ремонт здания. При этом при квалификации произведенных организацией работ (реконструкция или ремонт) нужно прежде всего исходить из цели этих работ.

Под реконструкцией понимается комплекс строительных работ и организационно-технических мероприятий, связанных с изменением основных технико-экономических показателей (количества и площади отдельных помещений, строительного объема и общей площади здания, вместимости, пропускной способности или его назначения). Реконструкция может включать: изменение планировки помещения, возведение надстроек, пристроек, частичную разборку здания, повышение уровня инженерного оборудования, замену изношенных конструкций на более современные и надежные.

Обновленная и более современная трактовка понятия «реконструкция» приведена в п. 14 ст. 1 Градостроительного кодекса РФ: реконструкция — это изменение параметров объекта капстроительства, его частей (высоты, количества этажей, площади, объема), в т. ч. его надстройка, перестройка, расширение, а также замена и (или) восстановление несущих строительных конструкций объекта капитального строительства, за исключением замены отдельных элементов таких конструкций на аналогичные или иные улучшающие показатели таких конструкций элементы и (или) восстановления указанных элементов.
Кстати, суды руководствуются данным понятием при разрешении налоговых споров, затрагивающих в том числе правильность определения налогоплательщиком затрат по выполненным работам в качестве затрат на ремонт или реконструкцию основного средства (см. постановление ФАС Поволжского округа от 15.07.2008 по делу № А55-335/2008).

Ремонт здания — комплекс строительных работ и организационно-технических мероприятий по устранению физического и морального износа. Основной целью ремонтных работ является устранение неисправностей, замена изношенных деталей (конструкций), наличие которых делает невозможной эксплуатацию объекта основных средств. В результате проведенного ремонта технико-эксплуатационные характеристики объекта не изменяются.

Ремонт делится на капитальный и текущий.
Капитальный — ремонт здания с целью восстановления его ресурса с заменой отдельных частей зданий (сооружений) или целых конструкций, деталей и систем инженерно-технического оборудования в связи с их физическим износом и разрушением на более долговечные и экономичные, улучшающие их эксплуатационные показатели. Причем согласно п. 1 раздела 6 Приложения № 8 МДС-13-14.2000 при капитальном ремонте производится полная смена ветхих оконных и дверных блоков.
Текущий ремонт здания — ремонт с целью восстановления исправности (работоспособности) его конструкций и систем инженерного оборудования.

Поэтому задача налоговых инспекторов в спорах с налогоплательщиками сводится к доказательству того, что работы, затраты по которым учитывались налогоплательщиком как расходы на ремонт, представляют собой реконструкцию объектов основных средств, т. е. осуществлялись по проекту реконструкции основных средств в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции.

Для справки: иногда налоговые инспекции, не обладая специальными знаниями в области строительства и капитального ремонта, для квалификации спорных строительных работ привлекают экспертов, обладающих подобными знаниями. Однако даже предоставление соответствующего заключения специалистов компетентных органов или заключения независимых оценщиков не всегда помогает налоговикам убедить арбитров в правоте представленных доводов и доказать обоснованность вынесенных налоговым органом постановлений о привлечении к налоговой ответственности за занижение налога на прибыль.

Подавляющее большинство судов, опираясь на нормы п. 2 ст. 257 НК РФ, отмечают, что все иные виды работ, которые не приводят к появлению признаков достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, не увеличивают стоимости основных средств (см., в частности, постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2011 № 17АП-3073/2011-АК по делу № А60-41838/2010).

Таким образом, расходы на установку пластиковых окон можно учесть на основании ст. 260 НК РФ единовременно в размере фактических затрат.

Не забудьте, что в целях подтверждения данных затрат и их обоснования необходимо иметь соответствующие документы, среди которых назовем, в частности, дефектную ведомость, составляемую в произвольной форме.
Как правило, в ней указывается, что при осмотре здания офиса и обследовании окон выявлены повреждения и дефекты (перечисляются конкретные неисправности и недостатки), и отражается их объем. Далее в ведомости определяется перечень работ, которые требуется провести для устранения перечисленных дефектов и повреждений, и их сроки.
Очевидно, что такие дефекты и повреждения, как повреждение стекол в виде трещин различного направления, деформация элементов коробок и переплетов, разрушение окрасочного покрытия с наружной и внутренней сторон, требуют замены оконных блоков.
С примерным образцом такой ведомости вы можете ознакомиться, обратившись к документу:

Дефектная ведомость (в обоснование ремонта основного средства)

Где найти:
ИБ Деловые бумаги

Попутно заметим, что дефектная ведомость послужит оправдательным документом и в случае замены линолеума по причине имеющихся в нем разрывов, трещин и т. п.

В числе других документов, обосновывающих правомерность учета расходов на замену окон в соответствии со ст. 260 НК РФ, назовем акт по форме № ОС-3 и форму № ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств».

Справедливости ради надо сказать, что некоторые судьи оценивают замену простых окон на стеклопакеты не в качестве текущего ремонта, а в качестве модернизации здания, в результате которой повышаются шумо- и теплоизоляция помещений (см. постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.09.2007 по делу № А56-49476/2006).

Еще один момент, который косвенно касается налогового учета расходов на окна, — учет расходов на установку решеток на окна.

Ситуация: Организация была привлечена к налоговой ответственности по ст. 122 НК РФ в виде штрафа за неполную уплату налога на прибыль в результате занижения налоговой базы, т. к. в налогооблагаемую базу не включена стоимость общестроительных работ, в частности установки декоративных металлических решеток на окна. По мнению инспекции, затраты по данным работам должны относиться на увеличение стоимости здания с последующим начислением амортизации. Правомерно ли решение налоговой инспекции?

Схожая ситуация стала предметом рассмотрения ФАС Московского региона. См.:

Постановление ФАС Московского округа от 05.08.2008 № КА-А41/7146–08 по делу № А41-К2-16591/07

Где найти:
ИБ ФАС Московского региона

Арбитры, ссылаясь на Приложение 7 «Перечень основных работ по текущему ремонту зданий и объектов» Ведомственных строительных норм ВСН 58–88(р), отметили, что в подобных работах отсутствуют признаки реконструкции, содержащиеся в п. 2 ст. 257 НК РФ.
Следовательно, решение налоговой инспекции неправомерно и работы по установке решеток носят характер ремонтных, т. к. они не приводят к увеличению производственных мощностей организации, не улучшают качество и не изменяют номенклатуру продукции.
Это означает, что затраты на установку решеток можно учесть как расходы на ремонт основных средств в составе прочих расходов. По крайней мере, данное мнение высказано арбитрами в постановлении апелляционной инстанции Арбитражного суда Пермской области от 02.06.2006, 25.05.2006 по делу № А50-3587/2006-А6.
Для справки: на основании упомянутого нами Приложения 7 установка доводчиков и пружин дверей также признается ремонтом.

Другой аспект налогового учета затрат, касающихся окон, — правомерность отнесения на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, расходов компании на приобретение и установку жалюзи на окна, особенно в помещениях, где установлены компьютеры.
Яркий солнечный свет если и не парализует работу, то в значительной степени ее затрудняет.
Очевидно, именно по этой причине в соответствии с требованиями п. 3.2 СанПиН 2.2.2/2.4.1340–03 оконные проемы в помещениях, где эксплуатируется вычислительная техника, должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа жалюзи, занавесей, внешних козырьков и др.
Учитывая, что в наши дни без компьютера невозможно себе представить ни одно рабочее место офисного работника, предлагаем рассмотреть следующий актуальный вопрос:

6. Можно ли уменьшить налоговую базу по прибыли на затраты, связанные с приобретением и установкой солнцезащитных жалюзи на окна в здании офиса?

Ни Минфин РФ, ни ФНС РФ никаких официальных разъяснений по обозначенному вопросу не давали.
Вместе с тем налоговики, проводя налоговые проверки, отказывают налогоплательщикам в признании экономически обоснованными и оправданными расходы, понесенные ими на приобретение и установку жалюзи. В этой связи налоговые инспекторы говорят о неправомерности включения указанных затрат в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы при исчислении налога на прибыль.

Тем не менее арбитражная практика весьма благоприятна для налогоплательщиков, а налоговые органы часто проигрывают споры.
В частности, судьи, руководствуясь положениями п. 1 ст. 252 НК РФ, приходят к выводу о праве налогоплательщика относить расходы на покупку жалюзи в уменьшение налогооблагаемой прибыли как соответствующие признакам экономической обоснованности и оправданности. См., например:

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 31.03.2006 № Ф04-1983/2006(20635-А70-14) по делу № А70-1890/25–05

Где найти:
ИБ ФАС
Западно-Сибирского округа

Аналогичную точку зрения высказывают судебные инстанции и в других регионах страны, в т. ч. московские арбитры (см., например, постановление ФАС Московского округа от 29.05.2007, 01.06.2007 № КА-А40/4643–07 по делу № А40-61916/06-140-384).
Судьи ФАС Северо-Западного региона пошли в своих умозаключениях еще дальше, признав правомерным отнесение на расходы стоимости солнцеотражающей полиэтиленовой пленки для защиты от проникновения в помещения прямых солнечных при наличии в офисных помещениях фирмы систем кондиционирования воздуха и солнцезащитных жалюзи (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.03.2008 по делу № А56-31877/2006).

Учитывая положительную для налогоплательщиков арбитражную практику, возьмем на себя смелость и ответим на вопрос утвердительно.

Как же обосновать расходы на приобретение жалюзи?
Прежде всего вы можете сослаться на положения СанПиНа 2.2.2/2.4.1340–03, о которых мы говорили выше.
Другой документ, который может помочь вам в обосновании затрат, — это СанПиН 2.2.1/2.1.1.1076–01 «Гигиенические требования к инсоляции и солнцезащите помещений жилых и общественных зданий и территорий», п. 6.3 которого гласит: ограничение избыточного теплового воздействия инсоляции помещений и территорий в жаркое время года должно в том числе предусматривать конструктивные и технические средства солнцезащиты (кондиционирование, внутренние системы охлаждения, жалюзи и т. д.).

Кроме того, неплохо бы составить приказ за подписью руководителя компании, в котором обосновать необходимость покупки и установки жалюзи.
Выполнение требований, установленных данными нормативными актами, а также наличие приказа — вот основные аргументы, которые можно привести в обоснование оправданности расходов фирмы на приобретение жалюзи и их учета при исчислении налога на прибыль.
Однако, как вы понимаете, с этим могут не согласиться налоговики, а значит, принятие окончательного решения за вами.

И еще один момент, о котором вкратце стоит сказать, — возможность /невозможность уменьшения налогооблагаемой прибыли на расходы, связанные с мытьем окон офисных помещений.
Согласитесь, что в крупных городах окна и другие стеклянные поверхности подвержены значительному загрязнению. Пыль, грязь, копоть, выхлопные газы тысяч автомобилей — и в короткие сроки новенькое чистое стекло покрыто мутной пеленой, которая уменьшает световой поток, затрудняя тем самым работу сотрудникам.
Для торговых организаций актуальна проблема внешнего вида стеклянных витрин. Учитывая, что чистота окон и витрин и их внешний вид являются визитной карточкой фирмы, весной многие компании прибегают к услугам клининговых компаний, нанимая для мытья окон специалистов.

Подобные услуги стоят недешево, причем чем выше этажность здания, степень загрязнения стеклянных поверхностей, тем выше и расценки за оказанные услуги.
В этой ситуации у бухгалтера возникает вопрос:

7. Правомерно ли включать в расходы по налогу на прибыль затраты, связанные с оплатой услуг специализированной организации, привлеченной для мытья окон в офисных помещениях?

Отсутствие официальных разъяснений вынуждает нас при ответе на вопрос воспользоваться имеющейся арбитражной практикой. См.

Постановление ФАС Московского округа от 29.05.2007, 01.06.2007 № КА-А40/4643–07 по делу № А40-61916/06-140-384

Где найти:
ИБ ФАС Московского округа

Что касается обоснования затрат на мытье окон и витрин с привлечением сторонней организации, то можно сослаться, в частности, на п. 4.27 постановления Минтруда РФ от 16.08.2002 № 61 «Об утверждении Межотраслевых правил по охране труда при эксплуатации водопроводно-канализационного хозяйства», в котором прямо указано на необходимость регулярной очистки стекол окон от пыли и грязи в целях поддержания должной освещенности производственных помещений.
Тогда, опираясь на данное положение, указанные расходы при исчислении налога на прибыль вы сможете учесть на основании подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Кроме того, возможен и другой вариант учета — на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, списав затраты на мытье окон и витрин как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Хотелось бы предупредить, что налоговые инспекторы вряд ли согласятся с таким вариантом квалификации затрат на мытье окон в целях налогового учета.
Оценивая каждый из возможных вариантов с точки зрения налоговых рисков и последствий для налогоплательщиков, по нашему мнению, первый вариант более безопасен.

Подведем итоги нашего исследования.
Для того чтобы учесть и отразить в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, затраты, связанные с обеспечением сотрудникам нормальных условий труда, налогоплательщик должен иметь в наличии оправдательные первичные документы, оформленные надлежащим образом, а также располагать весомыми аргументами, доказывающими экономическую обоснованность произведенных расходов.

Заканчивая наш тематический сюжет, выражаем надежду, что ознакомление с его аналитической частью поможет вам в решении вопросов по учету отдельных видов офисных расходов, а непосредственное обращение к материалам, на которые ссылается автор, делая тот или иной вывод, позволит более глубоко вникнуть в суть проблемы.