Частые вопросы по СБИС

Обратиться в поддержку

Частые вопросы по Электронному документообороту

ЭлектронныйЭлектронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота:

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

К сведению:
В соответствии с п. 10 и 74 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система Стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст:

  • электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме
  • электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Преимущества электронного документооборота над бумажным, очевидны:

  • Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.
  • Повышение исполнительской дисциплины. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ЭДО напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
  • Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
  • Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, электронный документооборот обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание) протоколируются.
  • Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.
  • Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ЭДО можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
  • Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ЭДО налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.
  • Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ЭДО напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.

В электронном виде можно создавать практически все документы.

Так, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (ч. 1 ст. 169 НК РФ). Для электронных счетов-фактур установлены более строгие требования: они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборота. Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно отправлять контрагентам простой электронной почтой. По договоренности сторон они могут быть подписаны либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Кредитный договор может быть подписан простой электронной подписью сторон. Поскольку законодательство не содержит требований об использовании печати юридического лица при оформлении договоров, допустим вывод, что договоры в электронной форме не обязательно должны быть подписаны усиленной электронной подписью (п. 8 Рекомендаций по заключению договоров в электронной форме).

Однако есть документы, которые обязательно должны составляться на бумаге. К ним относятся товарно-транспортная накладная и трудовой договор. Более того, даже трудовой договор с дистанционным работником, который может осуществляться путем обмена электронными документами, должен быть не позднее трех календарных дней со дня его заключения направлен работодателем дистанционному работнику на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ).

Электронный документооборот применяется:

  • в бухгалтерском учете при формировании первичных документов. Так, п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено: первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде с электронной подписью;
  • в налоговых правоотношениях, где его использование является обязательным в ряде случаев. Так, к примеру, согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщики (плательщики страховых взносов), среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронной форме;
  • между участниками контрактной системы в сфере закупок. Организация электронного документооборота осуществляется по правилам, установленным ст. 5 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд";
  • в судопроизводстве. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 N 251 утвержден и действует с 01.01.2017 Порядок подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Им установлено, что исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ (п. 1.2).

Наладить организацию электронного документооборота можно только с теми контрагентами, кто подключен к сервису обмена.

Соответственно, возможно одновременное применение как электронного, так и бумажного документооборота.

Обычно перейти на использование электронного документооборота решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронными документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторон, то для начала необходимо согласовать возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами.

Затем необходимо выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС по адресу https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/

К сведению.
Обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью операторов электронного документооборота, которые руководствуются Приказом ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@.

На этапе выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

Следующим шагом должна быть обязательная адаптация бизнес-процессов компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами:

  • разработка и утверждение порядка электронного документооборота;
  • назначение ответственных за его ведение;
  • организация электронного архива получаемых и отправляемых документов;
  • внедрение в учетную политику правил создания, получения и хранения электронных документов, назначение ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Далее, каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, необходимо обеспечить электронной подписью, так как передача подписи другим лицам не допускается.

Нет, этого делать не надо.

Все отправляемые и получаемые электронные документы хранятся в электронном архиве. Электронный архив должен быть организован таким образом, чтобы при необходимости, например по запросу налоговой инспекции, возможно было оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде, так как сейчас передается электронная отчетность.

Первичные учетные документы, составленные в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, нужно распечатывать в следующих случаях (Части 5, 6 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ; п. 2 ст. 93 НК РФ; Письмо Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1):

  • если в силу договора организация должна представить контрагенту документ на бумаге;
  • по требованию госорганов и других лиц, которым в силу законодательства организация обязана представить бумажный первичный учетный документ;
  • когда применяемые форматы не позволяют передать документ электронно. Например, накладные (форма N ТОРГ-12) и акты приемки-сдачи работ (услуг), составленные по утвержденным Форматам, в инспекцию могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Но если документы составляются по своим форматам, то передать их электронно в инспекцию по ТКС невозможно (Письмо Минфина России от 03.04.2015 N 03-02-07/1/18808).

Таким образом, само по себе окончание отчетного (налогового) периода не является основанием для распечатывания электронных документов, подписанных ЭЦП, в частности налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, первичных документов, а также иных бумаг, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Такие документы можно продолжать хранить в электронном виде и распечатывать только по требованию и при необходимости.

Важно!

Электронный счет-фактура, составленный по утвержденному ФНС формату и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, является оригиналом документа. Его не нужно распечатывать ни для представления по требованию налоговой инспекции (п. 2 ст. 93 НК РФ), ни для хранения в течение установленного срока(п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, Письма Минфина от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259, ФНС от 19.07.2017 N СД-4-3/14079).

В соответствии с регламентом по обмену ЭДО (Приказ Минфина от 25 апреля 2011 г. № 50н) оператору даются сутки для передачи документов.

На практике процесс передачи через сервис оператора занимает считанные секунды, поскольку подтверждения оператора ЭДО формируются и подписываются автоматически без участия человека.

Однако данное время зависит в большей степени от скорости доступа к Интернету через вашего провайдера.

По общему правилу (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность:

  • данных бухгалтерского и налогового учета;
  • документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов (например, подтверждающих доходы или расходы).

Согласно ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности УКЭП, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Субъект экономических отношений должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского и налогового учета и их защиту от изменений.

Хранить электронные документы можно в электронном виде — на персональном компьютере или на серверах оператора ЭДО.

Важно!

При организации хранения документов (в т.ч. электронных) организациям необходимо руководствоваться п. п. 2.30 - 2.39 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Путеводитель по налогам. Практическое пособие по годовой бухгалтерской отчетности - 2016 {КонсультантПлюс}

По мнению экспертов, серьезных опасностей нет.

Вместе с тем, электронный документооборот требует предельной внимательности. Важно делать все вовремя и не допускать ошибок в электронных документах, особенно в счетах-фактурах.

Регламент выставления и отправки счетов-фактур очень жесткий. И для того, чтобы исправить ошибку в отправленном счете-фактуре необходимо повторно отправить исправленный счет фактуру. Однако нельзя отправить новый счет-фактуру задним числом, указав дату, которая уже прошла.

Есть и прочие моменты и нюансы электронного документооборота. В связи с ними работа в программе требует внимательности и ответственности.

Вы можете ознакомиться с демонстрационной версией системы и задать все интересующие вопросы менеджеру по телефону 8 (495) 956-0-951 или оставить заявку – мы свяжемся с вами в удобное для вас время.