В соответствии с положениями ТК РФ работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой, не позднее трех рабочих дней с даты подачи работником письменного заявления об их представлении. Запрашиваемые копии должны быть заверены надлежащим образом и представляются работнику безвозмездно.
Способ представления работникам копий документов законодательно закреплен лишь в отношении дистанционных работников, которым эти копии работодатель обязан направить по почте заказным письмом с уведомлением или в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника.
В консультации от 20.12.2022 эксперт региональной ГИТ рассмотрел вопрос правомерности направления работодателем по заявлению работника сканированной копии его трудовой книжки на электронную почту.
Так, учитывая отсутствие в законодательстве прямого запрета на возможность представления копий бумажных документов, связанных с работой, удобным для работника способом, работодатель может пойти навстречу работнику и выполнить его просьбу, отправив по электронной почте скан-копию его бумажной трудовой книжки, заверенной надлежащим образом. При этом следует попросить работника указать способ получения запрашиваемых документов в формате скан-копии в заявлении о представлении документов.
При этом рекомендуется уведомить работника о возможности получения копии трудовой книжки на бумажном носителе, в том числе через представителя работника, имеющего доверенность на получение данных документов.
На заметку: разобраться в требованиях трудового законодательства к оформлению трудовых отношений поможет участие в трансляции «Практикум "выживания" для кадровика на новом месте работы: на какие первоочередные документы и требования необходимо обратить внимание. Восстановление кадрового делопроизводства с нуля» 21 марта 2023 года.
Читайте подробнее