Под электронным кадровым документооборотом (ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе. Введение ЭКДО – право работодателя.
Напоминаем, что с 1 марта 2023 года будут действовать единые требования к электронным кадровым документам. Подробнее об этом читайте в обзоре на нашем сайте.
В Письме от 24.11.2022 N 14-6/ООГ-7321 Минтруд ответил на вопросы, связанные с применением ЭКДО при взаимодействии с работниками.
В частности, Минтруд считает, что работодатель в целях эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом самостоятельно, под свою ответственность вправе принять решение о прекращении ведения ЭКДО в организации. Сотрудник, который решил перейти на ЭКДО, отозвать согласие уже не может.
При переходе на ЭКДО работодатель обязан уведомить об этом сотрудников. Форму такого уведомления (бумажную или электронную) работодатель определяет самостоятельно.
При этом сотрудники имеют право отказаться переходить на ЭКДО. Согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО не требуется для сотрудников, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.
Таким образом:
Категория сотрудников |
Требуется ли письменное согласие |
Работники трудоустроены в организации до 31.12.2021 |
да |
Работник трудоустроен после 31.12.2021, но имеет трудовой стаж |
да |
Работник трудоустроен после 31.12.2021 и у него нет трудового стажа |
нет |
На заметку: изучить порядок перехода на электронный документооборот поможет Готовое решение: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации в СПС КонсультантПлюс.
Читайте подробнее