Копия трудовой книжки может быть выдана работнику по его заявлению. Согласно ст.62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.
В п.7 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) сказано, что работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки, при этом в действующем законодательстве этот порядок не установлен.
На сегодняшний день ГОСТ Р 6.30-2003 - единственный нормативный акт, регулирующий вопрос о заверении копии документа. Так, согласно п.3.26 указанного документа при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:
- надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения.
ГОСТ Р 6.30-2003 допускает копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Обращаем внимание, что с 1 июля 2018 года вместо ГОСТ Р 6.30-2003 будет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). Ранее предполагалось, что новый ГОСТ начнет действовать с июля 2017 года, но приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст перенес дату его введения на год.
Новый ГОСТ вводит два варианта отметок о заверении копии в зависимости от того, для каких целей нужна копия (п.5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). На копии для внутреннего пользования, как и раньше, следует написать слово «Верно», должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год») и заверяется печатью организации.
На заметку: если работнику нужна не вся трудовая книжка, делается выписка из нее. Для этого делается копия титульного листа и тех страниц, которые необходимы. Сверху на документе пишут: «Выписка из трудовой книжки». Далее выписка заверяется по общим правилам, приведенным выше. Чтобы не заверять каждую страницу документа, можно прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки, указав при этом количество листов и скрепив подписью и печатью. Например: «Копия на 10 листах верна». См. пример выписки из трудовой книжки.