Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152. Согласно данному документу путевой лист применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
В силу п. 3 Порядка заполнения путевых листов документ должен содержать пять обязательных реквизитов:
1) наименование и номер;
2) сведения о сроке действия;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве (в том числе информация о техосмотрах);
4) сведения о водителе (в частности, информация о медицинских осмотрах - п. 7 Порядка).
Таким образом, из документа Минтранса следует, что в путевом листе в качестве обязательных реквизитов должны присутствовать отметки о прохождении водителем медосмотра.
Кроме того, в силу п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ юрлица и ИП, осуществляющие деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать проведение обязательных медицинских осмотров водителей транспортных средств.
Подтверждение расходов на ГСМ без отметки о медосмотре водителей
Согласно Уставу автомобильного транспорта путевой лист - это документ, служащий для учета и контроля работы ТС и водителя. Путевой лист не является единственным документом, подтверждающим материальные расходы на ГСМ.
- Эксперт отмечает, что в целях учета ГСМ организации уместно разработать отдельный первичный документ (бухгалтерскую справку), обладающий всеми обязательными реквизитами первичного учетного документа. Он нужен для подтверждения расхода топлива в целях бухгалтерского и налогового учета и формируется на основании комплекса первичных документов (о работе транспортного средства - путевой лист, о приобретении ГСМ - кассовые чеки, приходные документы и т.д.). В этом случае погрешности в заполнении путевых листов и обоснованное отсутствие в них отметок о медицинских и технических осмотрах не создадут препятствий для признания расходов на ГСМ в целях налогообложения. Такой подход подтвержден судебными решениями:
- Определение ВС РФ от 27.04.2017 N 66-АПГ17-9 - общество обосновало расходы на ГСМ расчетом рабочего времени автотранспорта (выполнен на основании данных о технических характеристиках используемой техники); счетами-фактурами на ГСМ, схемами движения транспорта; расчетом потребности в ГСМ; договорами поставки ГСМ; расчетом затрат на приобретение ГСМ для автотранспорта; приказом об утверждении норм расхода ГСМ; путевыми листами и чеками, подтверждающими фактические расходы на ГСМ, и т.д.
- Постановление АС СКО от 13.09.2016 N Ф08-6759/2016 - налоговый орган не признал расходы организации на ГСМ ввиду отсутствия путевых листов (были утрачены), однако суд указал, что при наличии иных доказательств осуществления реальной хозяйственной деятельности и приобретения ГСМ, а также обосновывающих документов (например, платежных поручений об оплате ГСМ) налоговый орган должен был определить действительные расходы по статье ГСМ расчетным способом.
- Другой эксперт на основе анализа судебной практики делает вывод о том, что суды оценивают совокупность обстоятельств, начиная от существования автомобилей (то есть факта регистрации в органах ГИБДД (Ростехнадзора)) и наличия в путевом листе маршрута следования и показаний одометра, а заканчивая доказательствами приобретения ГСМ.
Примеров судебных решений в пользу налоговых органов много, однако во всех случаях арбитры приходили к выводу о нереальности операций и оформлении документов с целью увеличения расходов и получения вычетов по НДС. Иными словами, о получении необоснованной налоговой выгоды свидетельствует совокупность обстоятельств, но отнюдь не само по себе отсутствие сведений о медосмотре водителя.
Такой позиции придерживаются судьи разных округов и инстанций (см. Постановления АС МО от 29.03.2017 N Ф05-3463/2017 по делу N А40-78891/2016, АС УО от 03.03.2017 N Ф09-472/17 по делу N А07-9734/2016, АС СЗО от 15.07.2015 N Ф07-4644/2015 по делу N А05-9241/2014, АС ДВО от 02.12.2015 N Ф03-5047/2015 по делу N А04-752/2015, АС ЗСО от 24.10.2016 N Ф04-4614/2016 по делу N А45-2063/2016, от 05.10.2016 N Ф04-4555/2016 по делу N А45-7713/2015 и от 16.11.2015 N Ф04-25830/2015 по делу N А03-22849/2014, АС ПО от 05.10.2016 N Ф06-12170/2016 по делу N А12-45841/2015 и др.).
При отсутствии признаков недобросовестности налогоплательщика и доказательств формальности представленных им документов арбитры отклоняют доводы инспекций о нарушениях в заполнении отдельных реквизитов путевых листов. В частности, в Постановлении АС ПО от 30.11.2015 N Ф06-3408/2015 по делу N А55-30093/2014 судьи указали: само по себе отсутствие в путевых листах даты предрейсового медицинского осмотра водителя не может являться достаточным основанием для исключения расходов из базы по налогу на прибыль и отказа в вычете по НДС, при том что представленные наряду с путевыми листами иные документы позволяют идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю и целям его использования.
На заметку: лучше разобраться в правилах учета транспортных расходов Вы сможете на семинаре «Такие разные расходы: принципы признания, распределение на прямые и косвенные», который пройдет 8 июня 2018 года в Центре образования «ЭЛКОД». В частности, лектор расскажет об особенностях признания расходов на ГСМ, а также о признании затрат на компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях.
Бухгалтерам
Кадровикам
