Все организации независимо от применяемой системы налогообложения и их организационно-правовой формы обязаны вести кассовую книгу (форма N КО-4), если получают или расходуют наличные деньги (п.1, пп.4.6 п.4 Указания N 3210-У). Ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов, не освобождает от ведения кассовой книги.
Кассовую книгу ведет кассир или другой работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций (п.4, пп.4.6 п.4 Указания N 3210-У). Кассовую книгу можно заполнять одним из трех способов (пп.4.7 п.4 Указания N 3210-У): от руки; на компьютере; в электронном виде.
Кассовая книга (форма N КО-4) заполняется только за те дни, когда Вы принимали либо выдавали наличные (пп.4.6 п. 4 Указания N 3210-У).
Листы кассовой книги на бумажном носителе обязательно нужно пронумеровать, прошнуровать и опечатать на последней странице. Записи в такой книге делаются шариковой ручкой в двух экземплярах через копировальную бумагу (Указания по заполнению кассовой книги).
На начало дня записывается дата и сумма остатка наличных, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции (пп.4.6 п.4 Указания N 3210-У). В течение дня построчно вносятся в кассовую книгу записи о каждом ПКО и РКО (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). В конце рабочего дня:
- подсчитывается итог операций за день;
- определяется остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня;
- передается в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера. Бухгалтер сверяет данные кассовой книги с данными ПКО и РКО и расписывается в книге кассира.
Если кассовая книга ведется с помощью компьютера, то в конце рабочего дня все листы книги нужно распечатать и завизировать. В остальном порядок аналогичен ведению кассовой книге на бумаге.
Кассовую книгу в электронном виде заверяют электронными подписями. В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает кассовую книгу в электронном виде в том же порядке, что и в случае ее ведения на бумажном носителе.
Бухгалтерам
Кадровикам
