О подтверждении расходов подотчетного лица – бюджетника

Возвратившийся из командировки сотрудник должен подтвердить не только факт проживания в гостинице, но и факт оплаты гостиничных услуг. Причем квитанция к приходному кассовому ордеру не может служить подтверждением оплаты наличными – кассовый ордер является внутренним документом гостиницы, который оформляется исключительно в целях ведения учета кассовых операций.

До 1 июля 2018 года оплата проживания может быть подтверждена кассовым чеком нового образца или бланком строгой отчетности, оформленным по старым правилам (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ, Письмо Минфина России от 15.09.2017 N 02-06-10/59719). Не важно, как будет называться этот БСО и какую форму бланка использует гостиница. Главное, чтобы он был оформлен в типографии и содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.

Если в качестве подтверждения оплаты к учету будет принят документ, оформленный с нарушениями, проверяющие могут потребовать возместить ущерб и даже квалифицировать искажение отчетности. Причем судьи, как правило, поддерживают такую позицию ревизоров. В то же время если работник самостоятельно обратится в суд и подтвердит факт выполнения служебного задания в командировке, судьи могут принять его сторону и обязать учреждение возместить расходы даже на основании квитанции к ПКО. Однако в такой ситуации учреждение будет принимать обязательства на основании исполнительного документа – риски будут сведены к нулю. Если документы по оплате оформлены с нарушением, задача бухгалтера – объяснить ситуацию руководителю учреждения. Именно руководитель должен принять окончательное решение об утверждении авансового отчета с учетом возможных разногласий с ревизорами в будущем.