Организация получила повестку и вручила ее сотруднику. Нужно ли корешок повестки отправить в военкомат? Какие еще сопроводительные документы с корешком этой повестки нужно предоставить отправить в военкомат? Когда работник пойдет по повестке в военкомат, как этот день нужно отразить в табеле и на основании чего? Нужны ли еще какие-то дополнительные документы от работника, что он в этот день будет в военкомате?

Если вам пришла повестка из военкомата, то вручите ее работнику под подпись не менее чем за три дня до даты назначенной явки и обеспечьте своевременную явку в военкомат. Учтите, что повестка может поступить в электронной форме. Такие выводы следуют из абз. 1 - 3 п. 1 ст. 4 Закона о воинской обязанности, абз. 1 п. 7 Положения о призыве на военную службу, п. 19 Положения об альтернативной службе.

Если повестка поступила в бумажном виде, в ее отрезной части распишитесь в том, что оповестили работника о вызове, и укажите дату оповещения. После этого направьте отрезную часть обратно в военкомат.

Таким образом, поступившую из военкомата повестку вручите работнику под роспись до даты явки. Расписку отправьте в военкомат, себе оставьте копию. В день посещения военкомата освободите работника от работы. Этот день в табеле отметьте кодом "Г" или "23" и оплатите по среднедневному заработку. Эти затраты может возместить военкомат (ст. ст. 4, 6 Закона о военной службе, п. 7 Положения о призыве).

Обязанности оформлять дополнительные документы  от работника о том, что он в этот день будет в ВК (заявление и т.д.) законодательством не установлено.

 Обоснование

Проверьте, зачем работника вызывают в военкомат (причину указывают в соответствующей строке на лицевой стороне повестки). Работника могут вызывать не сразу для отправки (убытия) на службу, а, например, для прохождения медосвидетельствования и профессионального психологического отбора, на заседание призывной комиссии.

Если работника вызывают в военкомат для медосвидетельствования, на заседание призывной комиссии, вы обязаны освободить его от работы для прохождения таких мероприятий. Они обязательны для решения вопроса о дальнейшем направлении работника на службу (п. 1 ст. 26 Закона о воинской обязанности, п. 1 ст. 10 Закона об альтернативной службе).

На время отсутствия работника в связи с этими мероприятиями сохраняйте за ним место работы (должность) и средний заработок. А если работнику придется поехать в другой населенный пункт, возместите ему расходы на проживание, проезд, командировочные. Для этого работник должен представить вам подтверждающие расходы документы. Эти выводы следуют из ч. 1 ст. 170 ТК РФ, п. 7 ст. 1, п. 1 ст. 6 Закона о воинской обязанности, п. 2 ст. 10 Закона об альтернативной службе.

Впоследствии вы можете обратиться в военкомат по месту нахождения вашей организации и попросить возместить вам все указанные расходы из федерального бюджета. Уточните действующий порядок возмещения в соответствующем военкомате. Отметим, что вам нужно будет представить заверенные копии документов, подтверждающих расходы (п. 7 ст. 1 Закона о воинской обязанности, п. 2 ст. 10 Закона об альтернативной службе, п. п. 1, 3, 5 Правил компенсации расходов, понесенных организациями и гражданами РФ).

Какую отметку проставлять в табеле в период нахождения работника на медосвидетельствовании, заседании призывной комиссии

В период освобождения работника от работы для прохождения медосвидетельствования, явки на заседание призывной комиссии отметки в табеле учета рабочего времени проставляйте следующим образом:

• если применяете унифицированную форму табеля N N Т-12 или Т-13, проставляйте буквенный код "Г" или цифровой код "23" ("невыход на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству");
• если применяете свою форму табеля и кодовые обозначения к ней, проставьте код, которым вы обозначаете периоды невыхода работника на время исполнения им государственных или общественных обязанностей согласно законодательству.