Как при смене главного бухгалтера новому главному бухгалтеру обезопасить себя от ответственности за ошибки прошлых периодов?

При организации передачи дел возможны два варианта:
- воспользоваться услугами приглашенного аудитора, который оценит и оформит в письменной форме заключение о состоянии бухгалтерского учета в организации;
- провести собственными силами, используя определенную последовательность действий.
Привлечение аудиторской организации является наиболее оптимальным вариантом смены главного бухгалтера и передачи дел новому специалисту. В этом случае аудиторская организация составляет отчет о состоянии бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, на основе которого формируется акт приема-передачи документов.
Если обнаружены какие-то существенные ошибки, допущенные предшественником, то имеет смысл письменно сообщить об этом руководителю. В докладной записке можно указать, как новый главный бухгалтер оценивает состояние учета в компании, какие действия он совершил в процессе приема-передачи дел, чтобы выявить ошибки в учете, какие риски есть у компании из-за них и как можно устранить их негативные последствия.
Образец написания докладной записки смотрите здесь.
За ошибки, допущенные предыдущим главным бухгалтером, нового главбуха наказать нельзя. Ведь нарушение совершил предыдущий бухгалтер, следовательно, вина действующего главбуха отсутствует (п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ и Письмо Минфина России от 23.10.2008 N 03-02-08/20).
Такого же мнения придерживается и Роструд.
Из авторитетных источников
Шкловец И.И., Роструд
"Даже если в процессе передачи дел выявятся серьезные проблемы, это не помешает увольнению прежнего главного бухгалтера. А новый главный бухгалтер, принимая дела в новой для себя организации, не отвечает за "какие-либо недочеты", возникшие в учете до его прихода".
Именно поэтому, если впоследствии налоговые органы будут проводить проверку того периода, в котором новый главный бухгалтер еще в этой компании не работал, ему нужно обратить внимание инспекторов на то, кто и в течение какого периода возглавлял бухгалтерию, представить приказ о своем назначении на должность. Также нужно проследить, чтобы при составлении акта проверки контролеры указали Ф.И.О. того человека, который руководил бухгалтерией в проверенном периоде.
Кроме того, новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли контролеры. Чтобы оценить качество предоставленной отчетности, а также меру ответственности предыдущего главбуха, можно изучить и его переписку с соответствующими органами.
На заметку: об алгоритме передачи дел от прежнего главбуха новому читайте в статье «ТОП-9 дел, которые нужно сделать главбуху на новом месте работы» СПС КонсультантПлюс.