Дистанционный работник вправе использовать для выполнения трудовой функции принадлежащее ему или арендованное им имущество с согласия или ведома работодателя и в интересах работодателя (статья 312.6 ТК РФ). Это может быть такое имущество, как:
– оборудование;
– программно-технические средства;
– средства защиты информации;
– иные средства.
А работодатель обязан начислить дистанционному работнику компенсацию за использование личного имущества, а также возместить затраты, связанные с использованием этого имущества. Порядок, сроки и размер компенсации и возмещения должны быть закреплены в локальном акте работодателя, в трудовых договорах или в дополнительных соглашениях к ним.
Минфин России в Письме от 09.07.2021 N 03-03-06/1/54895 напомнил, как учесть такую компенсацию дистанционному работнику в целях налога на прибыль и нужно ли такую выплату облагать страховыми взносами.
Страховые взносы
Подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ освобождает от взносов предусмотренные действующим законодательством компенсации, связанные с исполнением рабочих обязанностей. Ведомство разъясняет: так как компенсация использования личного оборудования в рабочих целях предусмотрена ТК РФ, она взносами не облагается.
Налог на прибыль
Компенсация за использование дистанционным работником принадлежащего ему имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии ее обоснованности и документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Ведомство отмечает, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств) для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающими:
– приобретение (аренду) оборудования (средств) работником,
– расходы, понесенные работником при использовании оборудования (средств) в служебных целях.