Как оформить на работу по ТК гражданина РФ с российским паспортом, фактически проживающего в Грузии?

Если планируется, что данное лицо будет работать непосредственно с  территории Грузии, то нужно заключить трудовой договор о дистанционной работе.

ТК РФ не запрещает принимать на дистанционную работу человека, проживающего за границей, независимо от гражданства. Однако, по мнению Минтруда, с такими работниками надо оформлять ГПД, поскольку за границей не действует российское трудовое законодательство (Письма Минтруда от 09.09.2022 N 14-2/ООГ-5755, от 15.02.2022 N 14-4/10/В-1848).

Несмотря на позицию Минтруда , финансовые ведомства в своих разъяснениях допускают факт заключения трудового договора о дистанционной работе за границей (Письма Минфина России от 25.01.2023 N 03-04-05/5555, от 25.02.2022 N 03-04-05/13207, от 20.04.2021 N 03-04-06/29532, от 02.02.2021 N 03-04-06/6598, от 13.11.2020 N 03-04-05/99086).

Суды в своих решениях подтверждают также возможность заключения подобного рода дистанционного трудового договора. Данный вывод подтверждает, например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 24.12.2020 N Ф08-10403/2020. 

В этой связи принять данного сотрудника на дистанционную работу правомерно, каких-либо рисков нет.

С выплат дистанционному работнику по трудовому договору удерживайте НДФЛ по ставке 13% или 15% независимо от статуса работника - резидент или нерезидент. Страховые взносы и по трудовым договорам начисляйте как обычно (ст. ст. 208, 224 НК РФ, Письмо Минфина от 14.03.2023 N 03-04-06/21160).

Обоснование

Такая дистанционная работа оформляется стандартно. Условие о дистанционной работе включите в трудовой договор. Можно написать, что место работы работник определяет сам, или указать населенный пункт, где он исполняет свои обязанности, конкретный адрес не нужен. Прием на работу можно оформить дистанционно - по электронной почте или через систему ЭКД работник присылает необходимые документы, вы отправляете ему трудовой договор, работник подписывает его и отправляет обратно. Работодатель может потребовать прислать нотариально заверенные копии документов работника, а работник - оформленный на бумаге трудовой договор (ст. 312.2 ТК РФ).

Записи в трудовую книжку дистанционного работника вносите, только если он принесет ее или пришлет по почте. Сдайте на работника подраздел 1.1 ЕФС-1 с кодом "ДИСТ" в графе 6 (ст. 312.2 ТК РФ).

Прием на работу дистанционного работника в целом стандартный

Для приема на работу дистанционного работника работодателю необходимо, в частности:

1) получить от него обязательные документы (ст. 65 ТК РФ);

2) ознакомить его с ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);

3) оформить трудовой договор (ч. 1 ст. 56, ст. 67, ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ).

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ);

4) издать приказ о приеме на работу, если работодатель издает такие приказы (ч. 1 ст. 68 ТК РФ); 

5) по желанию работника внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (в случае ведения). Если она утрачена, повреждена или ее нет по другой причине, работник может написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку. В нем следует указать причину отсутствия документа. Работодатель должен оформить новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, Письмо Роструда от 31.03.2021 N ПГ/06237-6-1);

6) представить сведения о приеме на работу в СФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Содержание трудового договора с дистанционным работником должно соответствовать ст. 57 ТК РФ. В частности, в него обязательно включается условие о выполнении им трудовой функции дистанционно на постоянной основе либо временно (непрерывно или периодически) (ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Место работы дистанционного работника в трудовом договоре указывается в общем порядке. Специальные требования не предусмотрены (ч. 2 ст. 57, ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Обязательно нужно указать в трудовом договоре следующие условия, если они не установлены в коллективном договоре, ЛНА, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, допсоглашении к трудовому договору:

1) порядок взаимодействия работодателя и работника (в частности, в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о ней по запросам работодателя), в том числе (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ):

• срок отправки подтверждения получения электронного документа (при взаимодействии путем обмена электронными документами) (ч. 3 ст. 312.3 ТК РФ);
• порядок подтверждения действий дистанционного работника и работодателя, связанных с предоставлением друг другу информации (при взаимодействии в форме, отличной от обмена электронными документами) (ч. 4 ст. 312.3 ТК РФ);
• форму взаимодействия дистанционного работника и работодателя (если применяется такое взаимодействие), отличную от обмена электронными документами (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ);

2 )порядок предоставления работнику, выполняющему дистанционную работу на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ);

3) порядок, сроки и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещения расходов, связанных с их использованием. Важное условие - работник использует их с согласия или ведома работодателя и в его интересах (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ).

Кроме того, в трудовом договоре с дистанционным работником можно закрепить:

• режим рабочего времени (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ);
• продолжительность и (или) периодичность выполнения трудовой функции дистанционно - при временной дистанционной работе (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ);
• условия и порядок вызова работника для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте - при временной дистанционной работе (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ);
• условия и порядок выхода на работу дистанционного работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте - при временной дистанционной работе (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ);
• дополнительные обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда согласно ст. 312.7 ТК РФ.

В приложении: 

• Форма с комментариями о рисках: Трудовой договор с дистанционным работником, защищающий интересы работодателя (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2024) {КонсультантПлюс}
• Форма: Трудовой договор о выполнении работником трудовой функции дистанционно (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2024) {КонсультантПлюс}
• Типовая ситуация: Работник за границей: оформление и налоги (Издательство "Главная книга", 2024) {КонсультантПлюс}