Нужно ли получить заявление от работника, чтобы перевести его на дистанционную работу по его желанию? Требуется ли расписывать в дополнительном соглашении, почему изменяется режим работы?

Для перевода на дистанционную работу по инициативе работника возьмите с него заявление, издайте приказ и оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. В трудовую книжку запись не вносите, но сдайте подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием "Перевод", указав в графе 6 код "ДИСТ". При временном и постоянном переводе порядок одинаковый.

Условие дополнительного соглашения о постоянном переводе на дистанционную работу

Работник переводится на дистанционную работу с 04.04.2025.

Пункты 5 и 6 трудового договора изложить в следующей редакции:

• "5. Работник постоянно выполняет трудовую функцию дистанционно вне места расположения Работодателя. Место работы Работник определяет самостоятельно.
• 6. Работник обязан соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о дистанционной работе".

Дополнить трудовой договор п. 6.1:

"6.1. Кадровый документооборот между Работником и Работодателем (включая заключение дополнительных соглашений к настоящему Договору) осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи".

Расписывать в дополнительном соглашении, почему изменяется режим работы, не нужно.

Срок сдачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 (ст. 11 Закона N 27-ФЗ):

при переводе, переходе на ЭТК, реорганизации или переименовании организации - 25-е число следующего месяца.

Обоснование

Перевод на дистанционную работу по инициативе работника

Одним из обязательных условий для включения в трудовой договор является место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ (ст. 72 ТК РФ).

Если работник изъявил желание перевестись на дистанционную работу, например, по показаниям здоровья, в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи, то ему необходимо подать соответствующее заявление на имя работодателя, в котором он указывает желаемый порядок дистанционной работы (постоянно или временно), и на основании этого заявления стороны могут заключить дополнительное соглашение.

Соглашение подписывается работником и работодателем, после чего работник переводится на дистанционную работу с даты, указанной в соглашении.

Отметим, что дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее выполнение работником трудовой функции дистанционно, может заключаться путем обмена между работником и работодателем электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи работника в соответствии с законодательством РФ об электронной подписи (ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

По заявлению дистанционного работника работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня получения такого заявления обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе (ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 5 ст. 312.1, ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

На основании дополнительного соглашения может быть издан приказ о переводе работника на дистанционную работу.

Дополнительно отметим, что перевод работника на дистанционную работу не является кадровым мероприятием, требующим внесения соответствующей записи в трудовую книжку работника (в случае ее ведения), однако является основанием для представления сведений о трудовой деятельности в орган СФР по форме ЕФС-1. При переводе работника на дистанционную (удаленную) работу представляется подраздел 1.1 данной формы с указанием кадрового мероприятия "ПЕРЕВОД" и с указанием в графе "Код выполняемой функции" дополнительно к коду ОКЗ кода "ДИСТ" (ст. ст. 66, 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 8, пп. 4 п. 2, п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, п. 46 Порядка заполнения формы ЕФС-1, утв. Приказом СФР от 17.11.2023 N 2281).

• Типовая ситуация: Дистанционная работа: особенности приема, перевода, увольнения (Издательство "Главная книга", 2024) {КонсультантПлюс}
• Вопрос: Каков порядок перевода работника на дистанционную работу? (Консультация эксперта, 2024) {КонсультантПлюс}
• Вопрос: В каких случаях работодатель обязан удовлетворить заявление работника о переводе его на дистанционную работу? Должен ли он это сделать, например, в связи с состоянием здоровья работника или если ему долго добираться до работы? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2024) {КонсультантПлюс}