ФНС призывает бизнес досрочно перейти на электронные перевозочные документы

Экспедиторские документы с 1 сентября 2026 года необходимо оформлять в электронном виде и размещать в ГИС электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), что упростит порядок обмена данными документами (подробнее об этом читайте в обзоре «Транспортно-экспедиционная деятельность: изучаем изменения в регулировании» на нашем сайте). В частности, речь идет о: транспортных накладных, заказах или заявках на перевозку, экспедиторских документах, железнодорожных накладных и грузовых накладных при авиаперевозках. Случаи-исключения, когда документы можно оформить на бумажном носителе, определит Минтранс России.

В Информации от 26.01.2026 ФНС России сообщает, что переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) до указанной даты позволит бизнесу протестировать технологию и подготовиться к обязательному этапу. Также использование ЭПД дает ряд преимуществ, которые экономят время и деньги:

• сокращаются расходы на обслуживание техники для печати документов, покупку бумаги и оплату курьеров;
• ЭПД нельзя потерять, так как данные хранятся в ГИС ЭПД и у операторов ИС ЭПД;
• оплата за перевозку приходит в среднем на 20 дней быстрее, поскольку не нужно отправлять бумажный оригинал ЭПД грузоотправителю;
• все участники перевозки работают с одним и тем же документом, что ускоряет процесс взаимодействия;
• снижается количество запросов к бизнесу в связи с упрощением доступа контрольно-надзорных органов к информации о перевозке и грузах.

Для перехода на ЭПД необходимо:

– получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя (ИП) или сертификат КЭП и оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для сотрудников;

– подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД – организации, которая предоставляет услуги по передаче ЭПД между участниками перевозки и в ГИС ЭПД (перечень аккредитованных операторов ИС ЭПД размещен на сайте Минтранса России);

– предоставить доступ к сервису для сотрудников компании и назначить администратора, при необходимости подключить водителей.

На заметку: разобраться в сложных вопросах поможет Путеводитель по сделкам. Транспортная экспедиция. Общая информация в СПС КонсультантПлюс. Узнавать о новых изменениях по теме можно с помощью материала Последние изменения: Договор транспортной экспедиции.