Кто обязан оформлять транспортные накладные в электронном виде с 1 сентября 2026 года? Как их оформлять?

До 1 сентября 2026 года электронную транспортную накладную (далее – ЭТН) оформляют по договоренности сторон. С 1 сентября 2026 года ЭТН будет обязательна (ст. 1 Федерального закона от 07.06.2025 N 140-ФЗ). Исключения, при которых возможны бумажные транспортные накладные, утвердит Минтранс (Правила направления электронных транспортных накладных, ст. ст. 4, 5 Федерального закона от 07.06.2025 N 140-ФЗ).

ЭТН, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется грузоотправителем при передаче груза перевозчику (ст. 4 Федерального закона от 07.06.2025 N 140-ФЗ). При этом работать с ЭТН должны все участники грузоперевозки: отправитель, получатель, перевозчик и экспедитор.

Для работы с ЭТН участникам надо заключить договор с оператором ИС ЭПД из реестра Минтранса и иметь УКЭП. Цепочка подписаний ЭТН будет работать, если все стороны используют электронный документооборот и подключены к оператору ИС ЭПД.

Формат ЭТН, утвержденный Приказом ФНС от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@, действует до 1 сентября 2026 года, после чего ФНС утвердит новый формат.

Электронные транспортные накладные заполняются в общем порядке. При этом необходимо руководствоваться Правилами представления информации в ГИС электронных перевозочных документов, а также Правилами обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, направления таких документов и сведений в ГИС. Каждый участник грузоперевозки заполняет свои разделы электронного документа:

• грузоотправитель создает транспортную накладную в виде электронного документа в своей учетной системе или непосредственно в информационной системе электронных перевозочных документов (ЭПД) своего оператора, заполняет все данные о предстоящей перевозке, подписывает электронной подписью и отправляет своему оператору информационной системы ЭПД. Электронный документ поступит перевозчику (водителю) и грузополучателю;
• перевозчик проверяет данные, внесенные грузоотправителем, подтверждает приемку груза и подписывает документ. При необходимости он вносит в соответствующие разделы электронной транспортной накладной информацию о переадресовке и замене водителя и (или) транспортного средства;
• грузополучатель при получении груза подтверждает приемку и тоже подписывает накладную электронной подписью;
• перевозчик подтверждает передачу груза и снова подписывает документ.

Информационная система ЭПД выделяет поля, обязательные для заполнения, сообщает об ошибке, если введены некорректные данные.

На заметку: напомним, что лица, занимающиеся транспортно-экспедиционной деятельностью на 1 марта 2026 года, обязаны в течение 60 дней подать уведомление для включения в реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Реестр организован на цифровой платформе «ГосЛог» под контролем Минтранса России. С 1 марта 2026 года платформа «ГосЛог» объединяет цифровые логистические сервисы и является службой одного окна для выдачи перевозчикам разрешительных и товаросопроводительных документов. О платформе «ГосЛог» подробно рассказано в обзоре на нашем сайте.

Разобраться в сложных вопросах организации-экспедитору поможет Путеводитель по сделкам. Транспортная экспедиция. Экспедитор СПС КонсультантПлюс.

О том, как перейти на применение электронных транспортных накладных, рассказано в Готовом решении СПС КонсультантПлюс.