Как оформить и учесть новогодние подарки сотрудникам и их детям?

При выдаче новогодних подарков (в частности, сладких детских наборов) сотрудникам и их детям нужно учесть следующее.

• Необходимо издать приказ на выдачу подарков или подарочных сертификатов. Выдать их работникам следует по ведомости под роспись. Приказ и ведомость с подписями работников – удобный способ оформить договор дарения с работниками. Подарки оформляются с каждым работником отдельным договором дарения.
• НДФЛ не начисляется на подарки до 4 000 руб. в год с учетом НДС. С суммы превышения надо посчитать налог и удержать его при ближайшей денежной выплате. С денежных подарков при превышении необлагаемого лимита налог удерживается непосредственно при выплате. Пример: к 8 Марта работница получила подарочный сертификат стоимостью 2 000 руб., в июле подарок к юбилею стоимостью 2 500 руб. и в декабре новогодний подарок стоимостью 1 000 руб. При выплате денежного подарка надо удержать НДФЛ с 500 руб., а с зарплаты за декабрь – с 1 000 руб. (ст. 226 НК РФ).
• Страховые взносы на подарки к праздникам не начисляются, если подарки работникам передаются по договору дарения (Письма Минтруда от 24.10.2023 N 17-4/ООГ-818, Минфина от 31.10.2022 N 03-04-06/105519). Отметим, что этот вопрос может вызвать споры - подробнее можно ознакомиться в Путеводителе по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам {КонсультантПлюс}.
• Входной НДС по подаркам принимается к вычету по счету-фактуре поставщика. НДС начисляется на покупную стоимость подарка или стоимость подарочного сертификата без НДС, а если дарится собственная продукция – на ее себестоимость. Счет-фактуру надо составить в одном экземпляре на все подарки по ведомости, в строках 6–6б поставить прочерки (Письма Минфина от 16.12.2021 N 03-07-11/102497, от 08.02.2016 N 03-07-09/6171).
• В налоговых расходах подарки не учитываются (ст. 270 НК РФ).

Образец ведомости и проводки при выдаче подарков смотрите в Типовой ситуации: Новогодние подарки сотрудникам и их детям: как оформить и учесть (Издательство «Главная книга», 2023) в СПС КонсультантПлюс.