Командировочные расходы: особенности оплаты проезда и налогообложения расходов на питание

В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему (часть 1 ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы на наем жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Особенности налогообложения компенсации расходов работникам, направленным в командировку, регулируются НК РФ.

В мае 2025 года выпущено несколько разъяснений ведомств, касающихся обязанностей работодателя и правильности учета командировочных расходов.

Оплата обратного проезда

В Письме от 30.05.2025 N 77/77/2-11-25-ПО/10-11415-25-СП ГИТ в г. Москве разъяснила порядок оплаты обратного проезда работника после командировки, если он по собственной инициативе задерживается в месте командировки на выходные дни.

Отмечается: даже если сотрудник остается в городе пребывания на выходные по собственному желанию, работодатель обязан оплатить ему обратный проезд. Это связано с тем, что расходы на проезд из места командировки к месту жительства являются компенсацией расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей. Задержка работника на выходные не изменяет сути командировки и не освобождает работодателя от ответственности за оплату проезда обратно к месту работы.

Налогообложение расходов на питание

В Письме от 16.05.2025 N 03-04-05/48139 Минфин напомнил, что ст. 217 НК РФ освобождает от НДФЛ ряд командировочных выплат: суточные (в пределах установленных лимитов), проезд, проживание, связь и иные. Однако освобождение от НДФЛ сумм, возмещающих расходы на питание, не предусмотрено. Это означает, что суммы, компенсирующие питание работника в командировке, подлежат налогообложению НДФЛ.

На заметку: порядок оформления документов и расчетов с сотрудниками, направленными в командировку, смотрите в Типовой ситуации в СПС КонсультантПлюс.

Не допускать ошибок при направлении сотрудников в командировку поможет Алгоритм клиентского опыта «Направляем сотрудника в командировку» на нашем сайте.