Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронная доверенность, которая сформирована в виде понятного компьютеру документа. Такая доверенность позволяет автоматизировать проверку полномочий представителя.
МЧД применяются, если электронные документы подписывает представитель по доверенности. К таким доверенностям предъявляются специальные требования. В частности, они создаются в формате XML и подписываются КЭП организации. В МЧД, как и в бумажной доверенности, указывают:
– сведения об организации;
– сведения о представителе и его полномочиях;
– дату выдачи и срок действия доверенности.
МЧД создают, передают и хранят в едином формате, читаемом программами. Распечатывать МЧД не надо.
Доверенность хранится в одной из информационных систем. По общему правилу при подписании электронных документов представителем она представляется в составе пакета этих документов.
В Информации от 14.03.2024 ФНС России напоминает, что до 31 августа 2024 года установлен переходный период, когда использовать машиночитаемую доверенность необязательно. Это касается следующих случаев:
- представитель юрлица применяет КЭП юрлица, в сертификате которой в качестве владельца указан и этот представитель-физлицо. Аналогичное правило действует и в случае, когда представитель по доверенности действует от имени кредитной организации, оператора платежной системы, некредитной финансовой организации, ИП, осуществляющих определенные виды деятельности;
- представитель ИП применяет свою КЭП.
При этом квалифицированные сертификаты указанных КЭП должны отвечать следующим требованиям:
- выданы удостоверяющим центром, аккредитованным после 1 июля 2020 года;
- выданы не позднее 31 августа 2023 года;
- имеют срок действия не позднее 31 августа 2024 года. Если срок действия после 31 августа 2024 года, то такие сертификаты действуют до 31 августа 2024 года.
Обязательный переход на применение МЧД предусмотрен для тех налогоплательщиков, которые должны представлять налоговую отчетность строго в электронной форме. К таким налогоплательщикам относятся:
- организации, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарных год превышает 100 человек;
- вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает 100 человек;
- налогоплательщики, обязанные представлять налоговые декларации по НДС;
- организации, отнесенные к категории крупнейших налогоплательщиков.
В случае поступления в налоговый орган от указанных категорий налогоплательщиков доверенности на бумаге или в виде электронного образа бумажной доверенности налоговый орган может отказать в приеме этой доверенности.
Для электронного документооборота с контрагентами можно применять МЧД, созданную на сайте ФНС России или на Портале госуслуг.
МЧД с Портала госуслуг подойдет для всех государственных органов, у которых нет собственного формата доверенности. Срок доверенности может быть любым – максимальных и минимальных ограничений нет. Если срок не указан, доверенность действует один год.
Если перечисленные налогоплательщики сдают обязательную отчетность через своих работников или третьих лиц, то с 1 марта 2024 года они уже не смогут оформить доверенность на представление электронной отчетности в бумажном виде. Для сдачи отчетности в налоговый орган нужно будет оформлять МЧД.
На заметку: при взаимодействии с контрагентами важно проверять действительность МЧД и полномочия представителя. В случае подписания документа неуполномоченным лицом документ не будет иметь юридической силы. Какие еще негативные последствия могут возникнуть, если от имени организации действует лицо, у которого нет полномочий по доверенности, рассказано в Готовом решении в СПС КонсультантПлюс.
Про особенности обмена электронными документами между контрагентами, порядок оформления ЭДО между сторонами, а также про переход на применение МЧД поговорим на тематическом мини-вебинаре «Электронный документооборот между организациями. Внедряем в работу нововведения с помощью СПС КонсультантПлюс» 20 июня 2024 года.
Читайте подробнее