Эксперт ГИТ напоминает, что на компании возложена обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных для них сроков хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).
Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона N 125-ФЗ документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. К ним относятся, в частности, кадровые приказы. Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ и составляют по документам, законченным делопроизводством:
– до 01.01.2003, – 75 лет;
– после 01.01.2003, – 50 лет.
Вышеуказанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, установлен иной срок хранения.
В зависимости от вида и срока хранения приказы (распоряжения) организации классифицируются на:
1) приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно);
2) приказы (распоряжения) по личному (кадровому) составу (срок хранения – 75 лет);
3) приказы (распоряжения) по административно-хозяйственной деятельности (срок хранения – 5 лет).
К приказам (распоряжениям) по личному составу относятся следующие приказы:
– по приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению работников;
– по аттестации, повышению квалификации, присвоению званий (чинов);
– в связи с изменением фамилии;
– по поощрению и награждению;
- по оплате труда, премированию, по назначению различных выплат;
- по предоставлению отпусков работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, без сохранения содержания (заработной платы);
– по назначению дежурств по профилю основной деятельности;
– по направлению в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, а также в командировки работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
Эксперт ГИТ отмечает, что в примечании 2 к п. «б» ст. 19 Перечня N 558 предусмотрен срок хранения 5 лет для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
Эксперт ГИТ уточняет, что ни в ТК РФ, ни в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки не определены критерии отнесения командировок к краткосрочным. Поэтому эксперт ГИТ советует хранить приказы о направлении в любые командировки 75 лет.
Таким образом, в соответствии с действующим законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Эксперт ГИТ уточняет, что документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а не вошедшие – 5 лет (ст. 19, 656, 665 Перечня N 558).
Эксперт ГИТ уточняет, что к группе приказов по личному составу, не входящих в личное дело, относятся приказы: о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику, об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска, о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, о привлечении работника к дисциплинарной ответственности, о снятии с работника дисциплинарной ответственности, об отстранении от работы, об объявлении выговора и др. Срок хранения приказов о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам будет составлять 5 лет, если в таких приказах не прописан пункт об оплате такой работы, то есть издается отдельный приказ об оплате работникам, привлекаемым для работы в выходные (праздничные) дни и сверхурочной работы. Если в приказах о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам упоминается оплата труда работников, то такие приказы должны входить в состав личных дел и храниться 75 лет (п. «б» ст. 19 Перечня).
Помимо указанных приказов, работодатель может в локальном акте самостоятельно определить приказы, которые будут являться частью личного дела работника. При включении на основании локального акта в состав личного дела приказов со сроком хранения 5 лет срок их хранения увеличится до 75 лет.
На заметку: вести личные дела на своих работников обязаны только в госкомпаниях (Указ Президента РФ от 01.06.1998 N 640). В коммерческой сфере решение о том, нужно ли вести личные дела работников, принимает руководитель организации.
Детально разобраться со сроками хранения документов в коммерческой организации поможет
Вера Рязанцева на вебинаре «Практикум для кадровика: соблюдаем требования архивного законодательства» 19 декабря 2019 года.