Доходы работника-резидента облагаются по ставке, установленной п. 1 ст. 224 НК РФ, в общем случае – 13%.
Доходы нерезидента облагаются в РФ, только если они получены от источников в РФ (ст. 209 НК РФ). НДФЛ для нерезидентов исчисляется по ставке, установленной п. 3 ст. 224 НК РФ, в общем случае – 30%.
Доходы от выполнения работы за пределами РФ относятся к доходам из источников за пределами РФ (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ). Поэтому такие доходы, полученные нерезидентами, в РФ НДФЛ не облагаются.
Минфин России, рассматривая ситуацию с точки зрения налогового законодательства, полагает, что если трудовой договор о дистанционной работе предусматривает нахождение рабочего места в иностранном государстве, то вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей по такому договору относится к доходам от источников за пределами РФ (Письмо Минфина России N 03-04-05/5555).
Если работник является налоговым резидентом, но получает доходы от источников за пределами РФ, в частности если трудовой договор о дистанционной работе предусматривает нахождение рабочего места в иностранном государстве, то исчисление, декларирование и уплата НДФЛ производится им самостоятельно (подп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ, Письма Минфина России от 18.01.2023 N 03-04-05/3302, от 14.04.2021 N 03-04-06/27827).
Организация, не зная места проживания своего дистанционного работника, может допустить ошибку в определении его статуса (резидент или нерезидент). Если работник не является налоговым резидентом РФ и трудовой договор о дистанционной работе предусматривает нахождение рабочего места в иностранном государстве, то суммы НДФЛ, удержанные организацией с его заработной платы за работу за пределами РФ, являются излишне удержанными и должны быть возвращены работнику в порядке п. 1 ст. 231 НК РФ.
Статус налогового резидента
По общему правилу налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). Гражданство физического лица на порядок определения налогового резидентства не влияет.
Для определения налогового статуса физического лица должен учитываться любой непрерывный 12-месячный период. То есть указанный период может начинаться в одном налоговом периоде и заканчиваться в другом. День въезда в РФ и день выезда из РФ учитываются при определении статуса налогоплательщика, поскольку физическое лицо в эти дни фактически находится в РФ. При этом в течение указанного 12-месячного срока не обязательно, чтобы собственно 183 дня были проведены в РФ непрерывно (п. 2 ст. 207 НК РФ, Письма Минфина России от 16.07.2020 N 03-04-05/61942, от 22.01.2020 N 03-04-05/3343).
Предполагаемый срок нахождения физического лица в РФ в расчет не принимается (Письмо Минфина России от 28.10.2010 N 03-04-06/6-258).
До истечения 183 дней нахождения в РФ доходы физического лица от трудовой деятельности в РФ должны облагаться НДФЛ как доходы нерезидента – по ставке 30%, если иное не предусмотрено п. 3 ст. 224 НК РФ.
Налоговое законодательство не устанавливает перечня документов, подтверждающих фактическое нахождение физических лиц в РФ.
Подтверждение фактического нахождения физического лица на территории РФ может производиться на основании любых документов, оформленных в установленном порядке, позволяющих установить количество дней его фактического пребывания на территории РФ. При этом свидетельство о регистрации по месту временного пребывания, документы о регистрации по месту жительства (пребывания), оформленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, не являются документами, подтверждающими фактическое время нахождения на территории Российской Федерации (Письма Минфина России от 19.12.2019 N 03-04-06/99463, ФНС России от 22.05.2018 N БС-4-11/9701@).
Подтвердить статус работника можно, например, следующими документами (Письма ФНС России от 19.09.2016 N ОА-3-17/4272@, Минфина России от 21.04.2020 N 03-04-05/31921):
- копия паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы;
- справки с места работы, выданные на основании табеля учета рабочего времени;
- данные миграционных карт о въезде и выезде с территории России;
- квитанции о проживании в гостинице.
Налоговый агент должен устанавливать налоговое резидентство любого физического лица, в том числе гражданина РФ. Налоговый статус определяется на каждую дату выплаты дохода. Окончательный налоговый статус физического лица, определяющий налогообложение НДФЛ полученных им за налоговый период доходов, устанавливается по итогам налогового периода (календарного года) (Письмо Минфина России от 25.01.2023 N 03-04-05/5555).
В связи с изменением налогового статуса перерасчет производится по доходам, полученным с начала налогового периода, а не с момента такого изменения.
Ответственность за исчисление, удержание и перечисление НДФЛ, включая и правильность определения налогового статуса получателя дохода, несет налоговый агент (Письмо ФНС России N БС-4-11/9701@).
Если налоговый орган выявит несвоевременное удержание НДФЛ, то с налогового агента подлежат взысканию пени согласно ст. 75 НК РФ, а также штраф по ст. 123 НК РФ в размере 20% от неудержанной суммы налога. При этом налоговый агент освобождается от ответственности при одновременном выполнении условий, установленных п. 2 ст. 123 НК РФ, контроль за исполнением которых осуществляют налоговые органы (Письмо ФНС России от 02.08.2021 N ЕА-4-15/10852@).
На заметку: с 1 января 2024 года изменится налогообложение выплат дистанционным и разъездным работникам, а также работникам с вахтовым методом работы. Подробнее об этом можно узнать в электронном приложении «Изменения-2024. Зимнее путешествие» на нашем сайте.
О том, в каких случаях работник должен уведомлять работодателя о выезде за границу, можно узнать в Консультации эксперта Минтруда России в СПС КонсультантПлюс.
Читайте подробнее