Организация напрямую оплатила командировочные расходы: как отразить в РСВ

Объектом обложения страховыми взносами являются все выплаты в пользу работника, в том числе и оплата организацией командировочных расходов (п. 1 ст. 420 НК РФ). При этом база для исчисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ (п. 1 ст. 421 НК РФ). Согласно п. 2 ст. 422 НК РФ выплаты на проезд и проживание работника в командировке не включаются в базу по страховым взносам.

Выплаты работникам отражаются в РСВ в подразделе 1 раздела 1 (пп. 4.8, 4.9, 4.11–4.13 Порядка заполнения расчета по страховым взносам):

• в строке 030 – общая сумма выплат, в том числе не облагаемых взносами; 
• в строке 040 – сумма выплат, не облагаемых взносами;
• в строке 050 отражается база для исчисления страховых взносов: разница между общей суммой выплат работнику (строк 030) и суммами, которые не облагаются взносами (строка 040).

Так как выплаты на проезд и проживание работника в командировке не включаются в базу по страховым взносам, оставаясь объектом обложения страховыми взносами, они отражаются и в строке 030, и в строке 040.

В Письме от 24.07.2025 N 07-04-05/08-20890 Казначейство России направляет для использования в работе Письмо Минфина от 15.05.2025 N 03-15-05/47702 по вопросу заполнения РСВ при оплате проезда и проживания командированного работника организацией напрямую.

Ведомство обращает внимание на то, что даже если организация сама приобрела проездные билеты до места командировки и обратно и оплатила проживание командированного работника в гостинице, то такие расходы  нужно указывать в РСВ в строках 030 и 040, как и в случае выплаты командировочных расходов работнику.

Также расходы на командировки работника отражаются и в разделе 3 в графе 140 подраздела 3.2.1, а по строке 150 подраздела 3.2.1 отражается база по работнику, формируемая как разница суммы выплат по графе 140 и суммы расходов на командировку.

Таким образом, суммы расходов на командировки работников отражаются организацией в соответствующих строках РСВ независимо от порядка осуществления самих командировочных расходов.

На заметку: так как позиция Минфина одобрена для работы Казначейством России, рекомендуется указывать расходы на проезд и проживание командированного работника в РСВ в соответствии с ней.

Также Минфин опубликовал Письма от 27.08.2025 N 03-15-05/83773, N 03-15-05/83691, где сообщал, что суммы командировочных расходов (стоимость проездных билетов, проживания), возмещаемые работнику или уплачиваемые непосредственно самой организацией-работодателем, а также суммы расходов (на топливо, проживание, суточные), возмещаемые работникам, имеющим разъездной характер работ, должны отражаться организацией согласно Порядку в строках 030 и 040 подраздела 1 раздела 1 РСВ, а также по строке графы 140. При этом ведомство обращает внимание на то, что привлечение к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126.1 НК РФ за представление документов, содержащих недостоверные сведения, распространяется на правонарушения, связанные именно с исполнением обязанности налогового агента.

Разобраться в нюансах расчетов с работниками, в том числе при отправке в командировку, поможет лектор на вебинаре «Расходы на персонал: учет затрат и риски налоговой экономии» 24 декабря 2025 года.