Как отправлять в ИФНС документы по поставке 2026 года, если поставщик прислал в ЭДО ТОРГ-12, а не УПД?

С 1 января 2026 года электронные форматы накладных и актов о выполнении работ (оказании услуг), утвержденные ФНС России, утратили силу (пп. 1, 2 Приказа ФНС России от 20.01.2025 N ЕД-7-26/28@).

Создавать акты и накладные в электронной форме можно с использованием нового формата УПД версии 5.03 (утв. Приказом ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@), который является многофункциональным и объединяет первичный учетный документ и счет-фактуру. Допустимо использовать УПД как для одновременного формирования товарной накладной и акта оказанных услуг, выполненных работ, вместе со счетом-фактурой, так и раздельно.

Обращаем внимание на то, что отмена электронных накладных и актов не означает запрет на них. Неформализованными электронными документами, составленными без установленного ФНС формата, можно обмениваться и после 1 января 2026 года, если они будут соответствовать нормам Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Они, как и раньше, подтверждают сам факт хозяйственной операции, а также служат подтверждением налоговых и бухгалтерских расходов.

Организации и ИП могут продолжать обмениваться в виде неформализованных электронных документов актами сдачи-приемки работ и услуг и товарными накладными (Информация ФНС от 10.09.2025), но такие документы не получится направить в ИФНС в виде xml-файла.

Если ИФНС запросит документ, который был составлен в электронном виде, но не по утвержденному формату, то нужно представить его:

– или на бумаге, соответствующим образом заверенный, с отметкой о том, что изначально документ подписан ЭЦП;

– или в виде скан-образа, заверенного электронной подписью. Расширение файла скан-образов документов может быть: tif, jpg, pdf, png (Письмо ФНС России от 04.02.2025 N ЕА-2-26/1316@).

На заметку: о том, как выставлять УПД в электронной форме, рассказано в Готовом решении СПС КонсультантПлюс.

Систематизировать знания о правилах составления первичных документов в разных хозяйственных операциях, а также изучить нюансы работы с первичными документами в соответствии с ФСБУ 27/2021 и разобраться, какие налоговые риски могут возникнуть, если допустить ошибки в документообороте, Вы сможете на вебинаре «Первичные документы для целей бухгалтерского и налогового учета. ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» 17 марта 2026 года.