Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми ЛНА, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). В частности, это нужно сделать при приеме на работу до подписания трудового договора.
Для дистанционных работников законодательство прямо предусматривает ознакомление с ЛНА путем обмена электронными документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).
Представитель ГИТ в своей консультации делает вывод, что в общем случае трудовое законодательство предусматривает именно ознакомление работника с ЛНА под подпись, направления текста ЛНА работнику недостаточно.
При этом суды в некоторых случаях признают возможным ознакомление работников с ЛНА в электронном виде. Эксперт ГИТ проанализировал судебную практику по данному вопросу:
– В ПВТР, с которыми работник был ознакомлен под подпись, содержался пункт, в соответствии с которым работники обязаны регулярно знакомиться с обновлениями внутренних приказов, политик, правил, размещенных в электронной базе и на интернет-портале. Суд признал надлежащим такой порядок доведения до сведения работников информации, касающейся выполнения ими трудовых обязанностей.
– Если работодатель применяет в работе систему электронного документооборота, то ознакомление работников с ЛНА в данной системе в полной мере соответствует требованиям закона. Впоследствии работники не вправе ссылаться на факт неознакомления с ЛНА. При этом работодателю нужно иметь документ, подтверждающий введение такой системы и описывающий порядок работы с ней.
Таким образом, чтобы узаконить порядок ознакомления с ЛНА путем обмена электронными документами или использования электронных сервисов, нужно включить указанные положения в трудовые договоры, либо в коллективный договор, либо в локальный нормативный акт.
При этом существует также позиция суда, что обязанность по ознакомлению не исполнена в случае, если документы были направлены по электронной почте. Поскольку работодатель не смог доказать факт ознакомления с ЛНА работника под подпись и работник был ознакомлен с документами по электронной почте.
На заметку: участвуйте в «Практикуме для кадровика: обязательные локальные нормативные акты», который пройдет 2 сентября 2019 года. Лектор, в частности, расскажет про порядок ознакомления работников с локальными актами, подтверждение ознакомления с ними и про ответственность работодателя за невыполнение обязанности по ознакомлению работников с ЛНА.
Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс