При каких условиях компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях не облагается взносами на травматизм

При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).

В Письмах от 26.09.2025 N 19-02/93362л, 19-02/93616л и N 19-02/93621л СФР разъяснил порядок обложения таких выплат страховыми взносами на травматизм.

Компенсации и возмещение расходов, связанных с использованием личного автомобиля работника в служебных целях, по общему правилу не облагаются страховыми взносами на травматизм (п. 1 и 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ). Однако для применения этого правила работодателю необходимо:

- оформить письменное соглашение с работником, в котором зафиксировать размер компенсации;

- запросить у работника копии документов, подтверждающие право собственности на автомобиль, например, копии свидетельства о регистрации транспортного средства и паспорта транспортного средства;

- иметь документы, подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании личного автомобиля, например, путевые листы, журналы учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ.

Отмечается, что размер установленной компенсации должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника на использование личного автомобиля в служебных целях. К такими затратами могут относиться:

- диагностика в автосервисе;

- плановое техническое обслуживание;

- ремонт системы газораспределительного механизма (ГРМ);

- услуги по мойке автомобиля;

- расходы на страхование КАСКО и ОСАГО.

Если фактически понесенные расходы или размер выплачиваемой компенсации превышает сумму, установленную письменным соглашением между работодателем и работником, то «сверхлимитные» суммы подлежат обложению страховыми взносами на травматизм.

В случае отсутствия письменного соглашения между сторонами, вся сумма выплачиваемой компенсации облагается страховыми взносами.

На заметку: если транспортным средством работник управляет по доверенности, на компенсацию за использование автомобиля рекомендуется начислять взносы на страхование от несчастных случаев. Компенсация выплачивается при использовании в служебных целях личного имущества, к которому относится только имущество, принадлежащее сотруднику на праве собственности (ст. 188 ТК РФ, п. 10 Информационного письма ФСС РФ от 14.03.2016 N 02-09-05/06-06-4615).

Подробнее о порядке обложения страховыми взносами различных выплат рассказано в Готовом решении в СПС КонсультантПлюс.

Практические рекомендации по уплате страховых взносов получат участники семинара «Особенности исчисления «зарплатных» налогов и страховых взносов в 2026 году» 21 января 2026 года.