ЭЛКОД: Что делать, когда сотрудник сходил в отпуск авансом, а теперь увольняется?

Что делать, когда сотрудник сходил в отпуск авансом, а теперь увольняется?

Риски: в ситуации, когда на дату увольнения у работника имеются неотработанные дни отпуска, то есть отпуск был предоставлен ему авансом, излишне выплаченные отпускные можно удержать с выплат, причитающихся работнику, в полном объеме лишь при соблюдении определенных условий.

Нередко возникают ситуации, когда увольняемый работник уже использовал отпуск за текущий рабочий год, который не был отработан им полностью. Работодатель вправе удерживать из заработной платы работника, начисленной при увольнении, его задолженность за неотработанные дни отпуска, который был предоставлен авансом (ст. 137 ТК РФ).

Излишне выплаченные отпускные при соблюдении определенных условий можно удержать с выплат, причитающихся работнику. Работодатель удерживает такую задолженность независимо от согласия работника (абз. 5 ч. 2, ч. 3 ст. 137 ТК РФ; Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 22.07.2021 по делу N 88-16339/2021). Поэтому для удержания заявление от работника или его согласие не требуются.

Возможность удержать излишне выплаченные отпускные в полном объеме зависит от двух обстоятельств:

1) от причины увольнения.

При увольнении по большинству оснований сумму отпускных, приходящуюся на неотработанные дни отпуска, удержать можно (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Но есть такие основания для прекращения трудового договора, при увольнении по которым удержания за неотработанные дни отпуска запрещены (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Их немного, и большая их часть это основания, когда трудовой договор прекращается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, но есть и другие;

2) от величины удержания.

Сумму излишне выплаченных отпускных удерживают из выплат, причитающихся работнику при увольнении (Письмо Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142, Определение Верховного Суда РФ от 05.02.2018 N 59-КГ17-19). Обратите внимание: есть такие выплаты, из которых удерживать отпускные нельзя (ч. 4 ст. 138 ТК РФ). Например, к ним относятся: возмещение командировочных расходов по авансовому отчету, компенсация за использование личного имущества работника (п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ).

Размер всех удержаний, производимых по решению работодателя, не может превышать 20% выплаты, оставшейся после удержания НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). И если сумма отпускных не превышает это ограничение, то в большинстве случаев ее можно удержать.

Но при наличии в отношении работника исполнительных документов удержать с него излишне выплаченные отпускные скорее всего не удастся, даже если отпускные не превышают 20%-ное ограничение и нет других сумм, удерживаемых с работника по решению работодателя.

Дело в том, что удержания по исполнительным документам имеют приоритет перед удержаниями по решению работодателя: сначала нужно в полном объеме погасить требования по исполнительному документу и только потом можно будет удерживать отпускные (ч. 2 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ). Увеличенные лимиты удержаний в 50% и 70% действуют только в отношении удержаний по исполнительным документам (ч. 2, 3 ст. 138 ТК РФ, ч. 2, 3 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ). Если сумма удержания по исполнительному листу меньше установленного для него лимита, оставшуюся часть лимита нельзя использовать для удержания отпускных. Нельзя также суммировать любые установленные лимиты (20%, 50%, 70%) в целях удержаний по разным основаниям. Такие выводы следуют из Письма Роструда от 30.05.2012 N ПГ/3890-6-1.

См. в СПС КонсультантПлюс Порядок и Примеры определения размера удержания отпускных за неотработанное время при увольнении работника.

Если при увольнении не получится удержать сумму излишне выплаченных отпускных, можно предложить работнику добровольно погасить задолженность. Взыскать с него эту сумму в судебном порядке нельзя. Возможность удержания данной задолженности является правом работодателя, но не обязанностью (Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за III квартал 2013 года, Определение Верховного Суда РФ от 12.09.2014 N 74-КГ14-3, Письмо Минтруда России от 30.03.2021 N 14-3/ООГ-2784).

Если удержать сумму излишне выплаченных отпускных при увольнении возможно, обычно оформляют приказ. См. в СПС КонсультантПлюс Образец приказа об удержании излишне выплаченных работнику отпускных за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Порядок бухгалтерского и налогового учета при удержании с работника при увольнении суммы, выплаченной за неотработанные дни отпуска, см. в Корреспонденции счетов: Как отражается в учете удержание с работника при увольнении суммы, выплаченной за неотработанные дни отпуска, если эта сумма удерживается из начисленной работнику заработной платы?.. (Консультация эксперта, 2022) в СПС КонсультантПлюс.

Читайте подробнее

Еще по этой теме

Записи мероприятий

Подборки

Справочная информация

Библиотека

Гид по разделу «Образование»