С 1 сентября 2026 года все участники логистической цепочки при перевозке грузов (перевозчики, грузоотправители, грузополучатели) обязаны перейти на электронный документооборот (ЭДО) для использования электронных перевозочных документов (ЭПД), включая электронную транспортную накладную (ЭТН) (Федеральный закон от 07.06.2025 N 140-ФЗ). На бумажном носителе ЭТН нужно будет составлять только в определенных случаях (для авиаперевозок, перевозок ж/д транспортом и автотранспортом – случаи разные). Подготовку к переходу на ЭДО необходимо начать заранее, не дожидаясь 1 сентября 2026 года. Чтобы перейти на ЭДО, нужно пройти несколько этапов:
1. Подготовительный этап:
- аудит хозяйственных операций. Рекомендуется проанализировать, в качестве кого организация участвует в перевозочном процессе, кто обычно подписывает транспортные документы. Также рекомендуется проверить, есть ли сведения об экспедиторах, с которыми работает организация, в реестре. О рисках для заказчика при отсутствии экспедитора в реестре подробно рассказано в обзоре на нашем сайте;
- создание рабочей группы с работниками бухгалтерии, юристами, логистами, ИТ-специалистами для координации процесса внедрения ЭДО и минимизации рисков. Поскольку переход на ЭДО затрагивает сразу несколько направлений бизнеса, в группу обычно включают специалистов из разных отделов;
- выбор аккредитованного оператора ИС ЭПД. Перечень аккредитованных операторов размещен на сайте Минтранса России. Рекомендуется изучить предложения на рынке, по возможности провести тестирование.
2. Технический этап:
- подключение к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД, заключение договора;
- настройка интеграции с учетной системой. Доработка учетной системы, настройка шаблонов документов, тестирование выгрузки документов;
- получение сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи или сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи и оформление машиночитаемой доверенности для сотрудников;
- предоставление доступа к сервису сотрудникам компании и назначение администратора, при необходимости подключение водителей;
- разработка регламентов. В частности, необходимо разработать порядок оформления электронных документов, порядок их хранения.
3. Этап обучения:
- обучение всех работников, которые будут принимать участие в перевозочном процессе и подписании электронных документов: работников бухгалтерии, логистов, водителей, кладовщиков. На том же этапе проводятся тестовые операции, чтобы отработать схему и выявить проблемные места.
4. Пробный этап. Данный этап рекомендуется по возможности провести, чтобы избежать ошибок, сбоев, снизить нагрузку при обязательном переходе на ЭДО:
- определение пилотных контрагентов, которые готовы досрочно перейти на ЭДО;
- уведомление этих контрагентов о переходе на ЭДО;
- оформление дополнительных соглашений с ними к договорам, с условием об оформлении транспортных документов в электронном виде, порядком подписания документов, реквизитов в системе ЭДО;
- отработка с ними процесса ЭДО.
5. Этап полного перехода (к 1 сентября 2026 года):
- оформление дополнительных соглашений к договорам со всеми контрагентами, участвующими в перевозочном процессе, включив в них условие об оформлении транспортных документов в электронном виде, порядок подписания документов, реквизиты в системе ЭДО;
- при необходимости – внесение изменений в учетную политику о переходе на электронные транспортные документы.
На заметку: полезные материалы СПС КонсультантПлюс для перехода на электронные перевозочные документы Вы можете скачать в Избранное из Подборки документов на нашем сайте.
Заранее подготовиться к обязательному применению ЭТН и других перевозочных документов с 1 сентября 2026 года поможет Алгоритм «Применение электронных транспортных накладных с 1 сентября 2026 года» на нашем сайте.
Как применять новые правила оформления ЭПД, расскажет лектор на семинаре «Транспортные документы в цифровом формате: переход на электронные перевозочные документы согласно Закону № 140-ФЗ» 30 июня 2026 года.
Читайте подробнее
Бухгалтерам
Кадровикам
