В Консультации от 05.04.2024 эксперт ФНС рассмотрел вопрос организации хранения бумажных кассовых чеков, которые со временем могут выцветать и информация на которых становится нечитаемой.
Так, первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы, в том числе кассовые документы, квитанции, накладные и авансовые отчеты, должны храниться 5 лет (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 277 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236).
При этом п. 8 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ в части требований к кассовому чеку установлено, что все реквизиты, содержащиеся на кассовом чеке, должны быть четкими и легко читаемыми в течение не менее 6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе. Из этого эксперт делает вывод, что сам Федеральный закон N 54-ФЗ подразумевает вероятность выцветания записей на бумажных кассовых чеках.
Эксперт отмечает, что если кассовый чек становится нечитаемым, то возможны негативные последствия при проведении мероприятий налогового контроля, например отказ в расходах по авансовому отчету, в приобретении ТМЦ и другие.
В таком случае расходы можно подтвердить ксерокопиями чеков ККТ, заверенными подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала чека (Письмо Минфина РФ от 17.09.2008 N 03-03-07/22).
Таким образом, чтобы избежать ответственности, связанной с выцветанием бумажных чеков, рекомендуется снимать с них копии, ведь общие нормы по срокам хранения документов действуют, а в рамках проверки необходимо подтверждать заявляемые расходы.
На заметку: для подтверждения расходов организация вправе хранить чеки и в электронном виде. Подробнее об этом можно узнать в обзоре на нашем сайте.
Выстроить работу с онлайн-кассами поможет алгоритм клиентского опыта «Онлайн-кассы в 2024 году. Организуем работу без нарушений» на нашем сайте.
Читайте подробнее