Под электронным кадровым документооборотом (ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
В Информации от 27.09.2023 на сайте «Онлайнинспекция.РФ» рассмотрен вопрос о возможности подписания электронного кадрового документа (например, приказа) со стороны работодателя электронной подписью, а со стороны работника – обычной подписью от руки Согласно рассматриваемой Информации электронный кадровый документ должен быть подписан сторонами одним и тем же способом. Эксперт сайта «Онлайнинспекция.РФ» ссылается на определение электронного документооборота в ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ, по которому электронные кадровые документы создаются изначально в электронном виде и не дублируются на бумаге.
На заметку: в Консультации Минтруда от 05.05.2023 эксперт выражает аналогичное мнение и сообщает, что нормами действующего законодательства возможность смешанного подписания кадровых документов не предусмотрена, электронные кадровые документы работодатель и работник подписывают электронной подписью (ст. 22.3 ТК РФ). Проверить легитимность электронного документа и его электронных подписей в бумажном виде невозможно. Как и проверить подлинность собственноручной подписи в электронном виде.
В Информации на сайте «Онлайнинспекция.РФ» от 26.05.2023 уточняется, что документы для работников, не давших согласия на переход на ЭКДО, должны оформлять на бумажном носителе. Также имеется аналогичное мнение эксперта Минтруда из Консультации 16.06.2022. Работники, давшие согласие на ЭКДО, подписывают электронные документы электронной подписью, а если работник не давал согласия на ЭКДО, то для него составляются не электронные кадровые документы, а документы на бумажном носителе. При этом за работником сохраняется право дать согласие на переход на ЭКДО в последующем.
Какую электронную подпись можно использовать для взаимодействия посредством электронного документооборота, зависит, в частности, от вида подписываемого документа и применяемой Вами информационной системы (ч. 1-7 ст. 22.3 ТК РФ). Подробнее об этом – в Готовом решении: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации (КонсультантПлюс, 2023).
Перейти на электронный кадровый документооборот быстро и безопасно поможет алгоритм клиентского опыта «Переход организации на кадровый электронный документооборот».
Читайте подробнее