При аренде транспорта с экипажем в общем случае члены экипажа являются работниками арендодателя, и расходы на оплату их услуг несет арендодатель (п. 2 ст. 635 ГК РФ). Арендатор же несет расходы, возникающие в связи с эксплуатацией транспорта, в том числе расходы на оплату топлива, если договором аренды не предусмотрено иное (ст. 636 ГК РФ).
В Консультации от 10.07.2026 эксперт Минфина отвечает на вопрос о необходимости для организации, арендующей транспорт с экипажем, запрашивать путевые листы, табели учета рабочего времени, трудовые договоры и подтверждение квалификации водителей у арендодателя для подтверждения расходов на аренду в целях налогообложения.
Эксперт сообщает, что для подтверждения расходов арендатору нужен договор аренды, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества. Ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды для подтверждения расходов не требуется, если договором не предусмотрено иное (Письма Минфина России от 25.03.2019 N 03-03-06/1/20067, от 24.03.2014 N 03-03-06/1/12764).
Обязанности запрашивать у арендодателя табели учета рабочего времени водителей, трудовые договоры с ними, а также документы, подтверждающие квалификацию водителей, у арендатора нет. Однако для подтверждения расходов, например, на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов желательно располагать заверенными копиями путевых листов, которые составляются арендодателем.
Эксперт отмечает также, что в рамках проведения налогового контроля проверяется наличие необоснованной налоговой выгоды, для чего могут быть запрошены и документы арендодателя. При отсутствии обосновывающих документов может быть сделан вывод о том, что сделка носит формальный характер. Чтобы минимизировать риски доначислений по налогу на прибыль, арендатору желательно самому располагать заверенными арендодателем копиями путевых листов, маршрутных листов и прочих документов, подтверждающих произведенные расходы, их размер и связь с деятельностью, направленной на получение дохода.
На заметку: помимо путевых листов использование арендованного транспорта в производственной деятельности может быть подтверждено, например, данными системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путь (Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).
Как принять к учету транспорт при его приобретении, получении в аренду или лизинг, расскажет лектор на вебинаре «Учет расходов на служебный автотранспорт от покупки до списания. Бухгалтерский и налоговый учет затрат на приобретение и содержание» 9 октября 2026 года.
Читайте подробнее
Бухгалтерам
Кадровикам
