Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, а также внес изменения в части оформления приказа при приеме сотрудника на работу. Большинство новых положений вступило в силу с 22 ноября 2021 года.
Электронный документооборот (далее ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Какие документы можно будет оформлять в электронном виде
Положения об ЭДО применяются к документам, которые согласно ТК РФ и другим НПА в сфере трудового права должны быть оформлены на бумаге и/или с которыми работники должны быть ознакомлены в письменной форме, в том числе под роспись (например, трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и другие).
Установлен ряд документов, к которым новые правила не применяются:
– трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников,
– акт о несчастном случае на производстве по установленной форме,
– приказ (распоряжение) об увольнении работника,
– документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
При приеме на работу соискатель по согласованию с работодателем может предъявить документы в электронном виде.
Информационная система для ведения кадрового ЭДО
Вести ЭДО работодатель сможет с помощью одной из двух информационных систем: платформы «Работа в России» или собственной информационной системы (должна обеспечивать подписание и хранение электронных документов, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений). Обе информационные системы будут взаимодействовать с Порталом госуслуг в порядке, который определит Правительство РФ.
Расходы по созданию и эксплуатации собственной информационной системы для кадрового ЭДО ложатся на работодателя. Затраты на получение сотрудником электронной подписи (если ее нет) и ее использование тоже несет работодатель.
Отметим, с 1 марта 2023 года будут применяться единые требования к составу и форматам электронных документов, которые установит Минтруд.
Начало применения ЭДО работодателем
Работодатель сам решает, переходить ему на электронный кадровый ЭДО или продолжать оформлять документы на бумаге.
1. Решение о введении ЭДО нужно закрепить в ЛНА с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В нем нужно определить:
- информационную систему для электронного документооборота (собственную либо платформу «Работа в России»);
- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется ЭДО;
- срок уведомления работников о нововведениях.
Для перехода на ЭДО необходимо письменное согласие работников. Отсутствие согласия приравнивается к отказу, при этом работник может дать такое согласие в дальнейшем. Принимаемые на работу могут дать согласие в электронном виде.
С 2022 года не требуется получение согласия на использование электронного формата от лиц, которые впервые будут приняты на работу после 31 декабря 2021 года (на дату 31 декабря 2021 года у них нет трудового стажа).
Отказ работника от перехода на ЭДО или отсутствие у него электронной подписи не может быть причиной отказа в приеме на работу либо увольнения.
Отметим: работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления ЭДО.
2. Помимо ЛНА, работодателю нужно разработать Порядок осуществления электронного документооборота (утверждается тоже с учетом мнения первичной профсоюзной организации), который может предусматривать:
- сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через ЭДО (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, к которым применяется ЭДО, на бумажном носителе;
- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и/или органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Какие виды электронных подписей можно использовать при применении ЭДО
В новой статье 22.3 ТК РФ подробно расписано, какие виды электронных подписей может использовать работодатель и работник в зависимости от вида подписываемого документа при использовании собственной информационной системы работодателя или платформы «Работа в России».
Для работодателей – участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой
Напомним, эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой, проводился по 15 ноября 2021 года включительно. Подробно о нем рассказано в Путеводителе по кадровым вопросам. Эксперимент по электронному кадровому документообороту (до 16.11.2021).
Те работодатели, которые решили продолжать вести кадровый документооборот в электронном виде, могут с 16 ноября 2021 года работать по новым правилам, установленным в ТК РФ. При этом до 1 июля 2022 года им нужно полностью привести свой «экспериментальный» порядок ведения ЭДО в соответствие с новыми нормами ТК РФ.
Оформление приказа о приеме на работу
С 22 ноября 2021 года внесены изменения в ст. 68 ТК РФ, которыми установлено, что прием на работу оформляется трудовым договором. Приказ о приеме на работу работодателю в обязательном порядке издавать больше не нужно.
Законодатели поясняют, что в рамках эксперимента была выявлена избыточная норма об оформлении приказа о приеме на работу, содержание которого аналогично некоторым положениям трудового договора. Поэтому данная норма исключена из ТК РФ.
На заметку: не пропустите правовую онлайн-планерку для кадровика, которая пройдет 30 ноября 2021 года с 15.00 до 16.30. На ней будут рассмотрены главные изменения, актуальные для кадровых работников за текущий месяц.
Читайте подробнее