В конце марта 2019 года Федеральное архивное агентство выпустило Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, а также в архивах организаций. В них приводятся нормативные требования по работе с документами по личному составу в архивах, а также раскрывается методика их применения.
К документам по личному составу относятся:
- документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда (документы о приеме, переводе, перемещении, совмещении, увольнении, отпусках, аттестации работников, о поощрениях и награждениях, дисциплинарных взысканиях, направлении работников в командировку и др.);
- документы по учету кадров (личные карточки работников, трудовые книжки, личные дела, журналы учета, невостребованные подлинные личные документы);
- документы по расчетам заработной платы и других выплат (табели учета рабочего времени, лицевые счета, платежные (расчетно-платежные) ведомости, акты выполненных работ и др.);
- документы по охране труда (списки работающих на производстве с вредными и/или опасными условиями труда, табели, наряды-допуски, путевые листы, акты, заключения о расследовании несчастных случаев (аварий) на производстве и др.).
Методические рекомендации состоят из 5 разделов:
- Раздел 1 посвящен классификации документов по личному составу и определению их сроков хранения.
В последующих разделах раскрываются основные виды работ с документами по личному составу:
- раздел 2 "Комплектование архивов документами по личному составу",
- раздел 3 "Хранение и учет документов по личному составу",
- раздел 4 "Создание и ведение справочно-поисковых средств к документам по личному составу",
- раздел 5 "Использование документов по личному составу".
На заметку: организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения в соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ. С этой целью работодатели (как юрлица, так и ИП) вправе сами создавать архивы.
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность по ст.13.20 КоАП РФ.
Разобраться, сколько хранятся разные виды документов, Вам поможет Справочная информация "Сроки хранения документов организаций" в СПС КонсультантПлюс.
Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс