ВОПРОС 1:
В нашей организации есть печать. В уставе оговорено, что общество имеет печать. По практике знаем, что некоторые организации не проставляют свою печать, даже если она у них есть и первичный документ указывает на место печати (М.П.). Мы своим покупателям всегда проставляем печати, так как понимаем, что тогда документ имеет «более солидный вид» и «так принято». Наши поставщики не всегда столь заботливы, и приходится выпрашивать документы с печатью, особенно когда величина затрат по ним существенна. Не снимут ли расходы налоговики при проверке по акту, на котором отсутствует печать организации-продавца (подрядчика)?
Налоговый учет организации, согласно ст. 313 НК РФ, ведется на основе данных первичных документов. Требования к первичным документам в Налоговом кодексе отсутствуют. Поэтому руководствоваться необходимо правилами, установленными в бухгалтерском учете. Согласно ст. 9 Закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» печать организации не является обязательным реквизитом первичного документа. Более того, с учетом п. 2 указанной статьи, форма документа разрабатывается организацией и может быть согласована сторонами договора.
При надлежащем заполнении в первичном учетном документе всех обязательных реквизитов, предусмотренных п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, отсутствие оттиска печати (печатей) организации (организаций) не является основанием для отказа в признании соответствующих затрат в составе расходов по налогу на прибыль. Эти выводы вы можете увидеть в Письме ФНС России от 13.01.2016 № СД-4-3/105@. См.:
Письмо ФНС России от 13.01.2016 № СД-4-3/105@
Где найти:
ИБ Финансист
Однако Минфин России, разъясняя организации правила использования печати при условии ее наличия, отметил, что если печать является обязательным реквизитом первичного документа, утвержденного руководителем, то в таком случае она обязательна. См.:
Письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390
Где найти:
ИБ Финансист
Для снижения налоговых рисков и дальнейшего бесконфликтного ведения документооборота можно посоветовать организациям согласовывать с контрагентами наличие оттиска печати на первичных документах в самом договоре. И форму первичного документа, который будет подтверждать хозяйственную операцию, и наличие на нем печатей сторон рекомендуется согласовывать в приложении к договору. Напомним, что с 7 июня 2015 года у акционерных обществ и ООО печать может в принципе отсутствовать (письмо ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@ «О наличии в документах печати общества с ограниченной ответственностью и акционерного общества»). В федеральные законы, регулирующие деятельность этих обществ, Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ были внесены изменения. В таком случае на первичном документе, даже если организации согласовали форму, ранее унифицированную (например, используют ТОРГ-12), печать будет отсутствовать.
ВОПРОС 2:
Организация использует ранее унифицированную форму № ТОРГ-12 при оформлении факта отгрузки товара покупателю. В каком порядке должно подписывать товарную накладную по форме № ТОРГ-12 уполномоченное лицо по доверенности при отпуске груза? Доверенность уполномоченному лицу выдана на подпись документов за руководителя и главного бухгалтера. Нужно ли ему подписывать эти документы за другое лицо, например, кладовщика, который должен ставить подпись в графе «Отпуск груза произвел»?
Согласно нормам Гражданского кодекса РФ какой-либо специальной формы доверенности для указанного случая не установлено, поэтому допускается составление документа в произ- вольной форме. Среди иных обязательных реквизитов на доверенности требуется указание содержания хозяйственных операций, которые уполномоченное лицо имеет право совершать от имени организации. Также в доверенности рекомендуется указывать документы, которые имеет право подписывать уполномоченное лицо, и должно быть указано, за какое должностное лицо (за руководителя или главного бухгалтера; или за обоих лиц; за лицо, которое отпускает груз или производит отпуск груза) передается право подписи.
Если организации согласовали, что именно товарная накладная (форма № ТОРГ-12) будет подтверждать факт купли-продажи товара, то в ней со стороны продавца предполагается наличие подписей лиц:
- «Отпуск груза разрешил» (с указанием должности и расшифровкой подписи);
- «Главный (старший) бухгалтер» (с расшифровкой подписи);
- «Отпуск груза произвел» (с указанием должности и расшифровкой подписи).
Согласно требованиям Закона «О бухгалтерском учете» (ст. 19 402-ФЗ) экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Процедуры внутреннего контроля устанавливает организация самостоятельно, прорабатывая в том числе шкалу ответственности должностных лиц, разрабатывая должностные инструкции работников, устанавливая их полномочия по подтверждению соответствующего факта хозяйственной жизни организации.
Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Учитывая, что каждый конкретный работник организации отвечает за тот или иной факт хозяйственной жизни (в частности, за совершаемые им хозяйственные операции) на основании установленной должностной инструкции, в указанных строках формы № ТОРГ-12 должны стоять подписи тех лиц, которые и будут непосредственно исполнять операции по отпуску груза в соответствии с организационной структурой организации. Это могут быть, например, менеджер («Отпуск груза разрешил»), кладовщик («Отпуск груза произвел»). При этом в строке «Главный (старший) бухгалтер» должна стоять подпись лица, исполняющего обязанности главного (старшего) бухгалтера.
Так как в нашем случае доверенность уполномоченному лицу выдана на право подписи за руководителя и главного бухгалтера, то уполномоченное лицо может подписать ТОРГ-12 исключительно в строке «Главный (старший) бухгалтер» с расшифровкой подписи, а также за руководителя в строке «Отпуск груза разрешил», но только если в организации отсутствует конкретный работник, на которого возложены обязанности по отпуску груза, и при наличии записи в доверенности о том, что уполномоченное лицо наделено правом отпуска товара. Строка «Отпуск груза произвел» должна быть подписана материально ответственным лицом, на которое возложена, согласно должностным обязанностям, ответственность подтверждать факт отгрузки товара. Если такое лицо временно отсутствует, то его полномочиями должен обладать иной работник организации-продавца. Если в доверенности указано, что уполномоченное лицо наделено правом отгрузки товара, то в строке «Отпуск груза произвел» должна стоять его подпись с расшифровкой и указанием должности уполномоченного работника.
Как видите, полномочия должностных лиц необходимо контролировать. Это, пожалуй, один из самых важных моментов при оформлении первичного документа. Многочисленная судебная практика показывает, что если первичные документы подписаны неустановленным или неуполномоченным лицом, то есть большая доля вероятности потерять соответствующие расходы и даже НДС.
Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08 по делу № А40-16436/07-107-121 суд пришел к выводу, что документы подписаны неуполномоченным лицом, и поэтому отказал в признании расходов. См.:
Постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08
Где найти:
ИБ Решения высших судов
Отметим, что в случае если полномочия должностных лиц были проверены, однако в ходе проверки документов, например, при экспертизе, выяснилось, что свои личные подписи эти лица не проставляли, то суды по большей части склоняются в пользу организаций. Суды, как правило, указывают, что подписание документов неустановленным лицом само по себе не является безусловным доказательством фиктивности заключенных налогоплательщиком сделок. При этом отмечают, что в признании расходов может быть отказано, только если налоговый орган докажет, что общество действовало без должной осмотрительности и осторожности. См.:
Постановление ФАС Уральского округа от 25.04.2013 № Ф09-3481/13
Где найти:
ИБ Арбитражный суд Уральского округа
ВОПРОС 3 касается документального подтверждения факта доставки или перевозки товара автомобильным транспортом:
Мы приобретаем товары у продавцов на различных условиях доставки. Бывает, что цена доставки включена в стоимость товара (продавец сам везет своими силами товар до нашего склада). Бывает, что сами вывозим товар, прив- лекая перевозчиков или экспедиторов. Также есть поставщики, которые перевозят товар на условиях оплаты услуг. В каких случаях нужна именно транспортная накладная по форме ТН, утвержденная постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272?
Согласно п. 2 ст. 785 Гражданского кодекса Российской Федерации заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или ГК РФ).
Из писем Минфина России следует однозначный вывод: транспортная накладная, утвержденная постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, по форме согласно приложению № 4, является обязательным документом в случаях, когда заключается договор перевозки груза. См.:
Письмо Минфина России от 28.03.2016 № 03-03-06/1/17056
Где найти:
ИБ Финансист
А значит, она обязательна для организации – покупателя товара, если он заказывает отдельную услугу по перевозке товара и оплачивает ее. Перевозчиком может быть как организация – продавец товара, так и сторонняя организация. Для подтверждения расходов ТН будет необходима, как, впрочем, и для дополнительного подтверждения факта приобретения ТМЦ.
Если договор перевозки покупатель товара не заключает, то и требовать ТН с поставщика товаров или экспедитора нет оснований.
При поставке товара с условием доставки силами поставщика услугу по перевозке никто не оказывает, сам факт приобретения товара подтверждается товарной накладной (письмо Минфина России от 15.06.2010 № 03-03-06/1/413). См.:
Письмо Минфина России от 15.06.2010 № 03-03-06/1/413
Где найти:
ИБ Финансист
И хотя такие выводы были сделаны в отношении ТТН, полагаем, их можно применять и в отношении транспортной накладной. Однако если говорить о снижении рисков в отношении сделки по приобретению товаров, можно посоветовать продавцу и покупателю составлять старую товарно-транспортную накладную, заполнить которую продавцу не составит труда, а для покупателя наличие этого документа снимет все подозрения по купле-продаже ТМЦ, тем более – дорогостоящего основного средства.
Обратите внимание: транспортную накладную надо требовать с перевозчиков и с экспедиторов, причем с последних – независимо от того, привлекается ли третье лицо для оказания услуги или экспедитор сам везет товар без привлечения посредника. Во всяком случае, на этом могут настаивать налоговики. В Письме УФНС РФ по г. Москве от 27.09.2011 № 16-15/093505@ четко прослеживается логика проверяющих: ведь кто-то везет, а значит, подтвердить перевозку (доставку) налогоплательщик должен, транспортная накладная является основным перевозочным документом, который оформляет экспедитор вне зависимости от того, чьим транспортным средством осуществляется данная перевозка. См.:
<Письмо> УФНС РФ по г. Москве от 27.09.2011 № 16-15/093505@ <О вопросах оформления транспортной накладной>
Где найти:
ИБ Финансист
ВОПРОС 4:
Очень часто в актах на выполненные работы не стоят подписи лиц, подтверждающих принятие результата. Чем это нам грозит?
Согласно п. 4 ст. 38 НК РФ работой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой имеют материальное выражение и могут быть реализованы для удов-летворения потребностей организации и (или) физических лиц.
То есть у работы есть результат, который должен быть передан от исполнителя к заказчику. Гражданский кодекс РФ (ст. 753 ГК РФ) предусматривает, что сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами. При отказе одной из сторон от подписания акта в нем делается отметка об этом, акт подписывается другой стороной.
Иными словами, в акте обязательно должны быть подписи должностных лиц обеих сторон договора. Именно приемка результата выполненных работ определяет момент формирования выручки от реализации работ (п. 3 ст. 271 НК РФ, ст. 39 НК РФ). См.:
Письмо Минфина России от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46680
Где найти:
ИБ Финансист
Если между сторонами не будет достигнуто соглашение, подрядчику необходимо обратиться с исковым заявлением в арбитражный суд с приложением доказательств, подтверждающих объем и стоимость выполненных подрядных работ.
При этом односторонний акт сдачи или приемки результата работ может быть признан судом недействительным лишь в том случае, если мотивы отказа от подписания акта признаны им обоснованными. См.:
Письмо ФНС России от 21.05.2015 № ГД-4-3/8626@
Где найти:
ИБ Финансист
Если не подписанные заказчиками акты были основанием для отражения доходов от реализации работ, то есть риски с возникшей дебиторской задолженностью. Если оплата по акту так и не будет проведена, дебиторская задолженность по выполненным работам превратится в сомнительную, а в дальнейшем – в безнадежную задолженность, списать которую на убытки НК РФ разрешает (п. 2 ст. 266 НК РФ). Однако при отсутствии подписанного акта есть вероятность того, что данную дебиторскую задолженность не признают безнадежной, ведь она была сформирована с нарушением правил бухгалтерского учета (п. 12 ПБУ 9/99).
Примером похожей ситуации служит постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.01.2015 № Ф05-15736/2014 по делу № А40-32621/14. См.:
Постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.01.2015 № Ф05-15736/2014
Где найти:
ИБ Арбитражный суд Московского округа
Так как реализация работ по техническому присоединению не была подтверждена, у общества не могла сформироваться дебиторская задолженность по оплате данных работ и эта задолженность не может быть признана безнадежной и включена в состав внереализационных расходов. При этом в данном случае, исключив сумму задолженности из состава расходов того периода, в котором она признана безнадежной, налоговый орган не обязан исключать ее из состава доходов того периода, когда они были получены.
Поэтому отражать доходы по неподписанному акту надо крайне осторожно, понимая, что в случае отказа от оплаты данных работ наличие дебиторской задолженности придется доказывать в суде.
ВОПРОС 5:
И опять про акты, но уже на услуги. Когда нужны акты на оказанные услуги?
Мы арендуем различные площади (и производственные, и торговые). Арендная плата состоит из двух частей: постоянной (фиксированной) и переменной. Переменная часть, в свою очередь, формируется по данным снабжающих организаций, с которыми арендодатель заключил соответствующие договоры. На переменную часть арендной платы нам арендодатель дает акты, выставленные, как правило, месяцем, следующим за истекшим. Бывает, что такие акты на переменную часть аренды выставляют за период, причем прошедший, за который мы уже отчитались по налогу на прибыль. Можно ли принять расходы по аренде на основании таких актов?
Для того чтобы ответить на этот вопрос, для начала нам нужно разобраться с понятием услуги для целей налогообложения и чем услуга отличается от работы. По Кодексу услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (ст. 38 НК РФ). Работой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой имеют материальное выражение и могут быть реализованы для удовлетворения потребностей организации и (или) физических лиц.
Обратите внимание: наличие материального (осязаемого) результата отличает работу от услуги в целях налогообложения.
На практике достаточно часто встречаются договоры на оказание услуг «с результатом». Например, договор на оказание маркетинговых услуг, где результатом будет некое исследование (например, рынка сбыта продукции); договор на оказание услуг по оценке, где результатом будет отчет или заключение оценщика. И, несмотря на то, что по названию такие договоры указывают на услугу, учет доходов у исполнителя и расходов у заказчика будет определяться по правилам учета работ.
Для исполнителя по договору на оказание услуг «с результатом» реализация услуги приходится на дату принятия результата оказанных услуг заказчиком, то есть на дату подписания заказчиком акта (или иного первичного документа, например УПД). Такие же выводы можно видеть в разъяснениях чиновников из Минфина России и налоговиков. Так, например, разъясняя учет доходов от реализации услуг, специалисты из Минфина указали на общее правило учета таких доходов: доходы организации, полученные по договору об оказании услуг, следует учитывать для целей налогообложения прибыли организаций в том налоговом периоде, в котором документально подтвержден факт оказания услуг, то есть на дату подписания сторонами договора акта приемки-сдачи оказанных услуг. См.:
Письмо Минфина России от 19.10.2015 № 03-03-06/59640
Где найти:
ИБ Финансист
Порядок учета услуг у заказчика зависит от того, к какой группе расходов относится оказанная услуга, и правил распределения расходов на прямые и косвенные, согласно ст. ст. 318, 319 и 320 НК РФ. Если оказанные услуги относятся к материальным услугам, то есть носят производственный характер, то порядок их отражения определен п. 2 ст. 272 НК РФ: датой осуществления материальных расходов признается дата подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг. Если оказанные услуги относятся к прочим или внереализационным расходам (как в вопросе, например, были оказаны услуги по аренде), то применяется подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, а именно, дата расхода – это дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода. Так как услуги «с результатом» считаются оказанными после принятия услуг заказчиком, то есть они должны быть приняты по акту, то расходы будут отражены на дату подписания акта со стороны заказчика (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). См.:
Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@
Где найти:
ИБ Российское законодательство (Версия Проф)
Если оказываемые услуги носят длящийся характер, как в нашем вопросе услуги по аренде, такие услуги как раз подходят под понятие услуги, установленное ст. 38 Налогового кодекса. В таком случаем оказание услуги не связано с каким-то осязаемым материальным результатом, который надо принять заказчику. Особенность рассматриваемых услуг заключается в том, что они оказываются каждый день, для их принятия составление акта вообще не требуется (если иное не предусмотрено в самом договоре).
Независимо от составления акта (причем как на постоянную, так и на переменную часть аренды) исполнитель (арендодатель) должен отразить выручку от реализации длящихся услуг на конец периода оказания услуги (письмо УФНС России по г. Москве от 02.09.2008 № 20-12/083102). См.:
Письмо УФНС России по г. Москве от 02.09.2008 № 20-12/083102
Где найти:
ИБ Москва Проф
Для заказчика (арендатора) акт об оказании услуг будет являться одним из первичных документов, который подтвердит реальность оказанной ему услуги. Для целей налогообложения прибыли, согласно ст. 272 НК РФ, признавать расходы на длящиеся услуги нужно именно в том месяце, в котором эти услуги оказаны, даже если первичный документ, подтверждающий оказание услуг, составлен позже. С таким подходом согласны и налоговики (письмо ФНС России от 02.07.2015 № ГД-4-3/11546@ «О признании даты осуществления расходов для целей налогообложения прибыли организаций»):
если услуги фактически оказывались согласно условиям договоров в отчетном (налоговом) периоде длительно и (или) многократно с регулярным определением их выполненных и принятых объемов, а подтверждающие документы были составлены в следующем отчетном (налоговом) периоде, то в целях налогообложения прибыли признание расходов, к которым применяется норма подп. 3 п. 7 ст. 272 Кодекса, на последнее число отчетного (налогового) периода, включающего указанный период их фактического потреб-ления (выполнения, предоставления), не противоречит налоговому законодательству. См.:
Письмо ФНС России от 02.07.2015 № ГД-4-3/11546@
Где найти:
ИБ Финансист
Таким образом, признать расходы на аренду в части переменной составляющей за истекший период можно либо на конец периода оказания услуги (если отчетность за соответствующий период еще не сформирована и не сдана в налоговою инспекцию) или по дате документа, подтверждающего расчет переменной части, то есть по дате составленного акта на переменную часть аренды.
В заключение обзора вопросов по «первичке» хотелось бы отметить порядок исправления первичных документов, применяемый в настоящее время.
Согласно п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Однако исправлять необходимо только существенные ошибки. Правила существенных и несущественных ошибок в первичных документах схожи с аналогичными правилами по ошибкам в счетах-фактурах (п. 2 ст. 169 НК РФ).
Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. См.:
Письмо ФНС России от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@ «О направлении письма Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 о несущественности ошибок в первичных учетных документах» (вместе с письмом Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547)
Где найти:
ИБ Российское законодательство (Версия Проф)
И такие несущественные ошибки исправлять не требуется. Отметим, что законодательством не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения в нем ошибок. Однако старые правила, утвержденные Минфином СССР 29.07.1983 № 105 как «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете», применять более нет необходимости. Хотя никто и не отменял старый порядок, использовать его не запрещено.
Минфин России и ФНС РФ не против, если организация самостоятельно разработает способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, тем более что действующие положения по бухгалтерскому учету не запрещают этого. При разработке таких способов допустимо ориентироваться, среди прочего, на действующие нормативные правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы, например, по составлению исправленных счетов-фактур. См.:
Письмо Минфина России от 22.01.2016 № 07-01-09/2235
Где найти:
ИБ Финансист